Rozszerzenia Excela
Nazwa jakiegokolwiek pliku zazwyczaj składa się z dwóch części rozdzielonych znakiem kropki. Pierwsza część pliku to jego nazwa, druga natomiast jest rozszerzeniem i właśnie o rozszerzeniu powiemy kilka słów. Można je zdefiniować jako oznaczenie typu pliku za pomocą przyrostka w nazwie. Obecnie pliki mogą zawierać w nazwie kropki, dlatego przyjmuje się, że rozszerzeniem są znaki znajdujące się po ostatniej kropce. Składa się ono z trzech lub czterech znaków. Niegdyś systemy operacyjne oparte na MS DOS pozwalały tylko na 3-znakowe rozszerzenia, dlatego dla zachowania kompatybilności między wersjami oprogramowania najczęściej jednak spotyka się trzy znaki w rozszerzeniu. Można wymienić też kilka rodzajów plików, którym odpowiadają dwa rozszerzenia, np. jpg i jpeg, htm i html, mid i midi. W środowisku Windowsa rozszerzenia pozwalają na przypisanie pliku do odpowiedniego programu, który będzie w stanie go otworzyć.
Zapisywanie plików Excela
SPIS TREŚCI
Domyślnym formatem, w jakim zapisywany jest plik Excela jest xlsx. Jest on stosowany dla plików Excela 2007, 2010, 2013 oraz nowszych, jednak zachowano możliwość otwierania i zapisywania plików także starszych wersji arkusza. Pliki Excela nie muszą posiadać tylko i wyłącznie rozszerzenia xlsx. Dostępna jest spora ilość formatów, w jakim pliki Excela mogą być przechowywane. Istnieje też wiele rodzajów plików, które Excel potrafi obsługiwać.
Gdyby zaistniała potrzeba, Microsoft udostępnia możliwość zmiany domyślnego rozszerzenia pliku. Należy kliknąć na Plik, a następnie na Opcje. Potem wybierzmy Zapisywanie. W grupie Zapisywanie skoroszytów dostępna jest lista polecenia Zapisz pliki w następującym formacie. Z listy tej wybieramy dowolny format, w jakim od tej pory mają istnieć pliki. Możliwość zmiany domyślnego formatu jest przydatna w sytuacji kiedy np. pracujemy bardzo dużo z makrami. Aby nie zmieniać ciągle formatu zapisywanych plików wybieramy po prostu rozszerzenie xlsm.
Podczas jednorazowego zapisywania pliku także mamy możliwość zmiany jego rozszerzenia. Wybierając polecenie Zapisz jako powodujemy otwarcie okna dialogowego, w którym nadajemy nazwę plikowi oraz możemy wybrać typ pliku.
Należy pamiętać, że zmiany formatu plików Excela mogą prowadzić do utraty części formatowania, funkcji i danych.
Jakie rozszerzenie posiadają pliki Excela?
Pliki Excela mogą posiadać i obsługiwać następujące formaty:
*.xlsx – skoroszyt programu Excel
Jest to format domyślny plików Excela 2007, 2010, 2013 i nowszych wersji oparty na języku XML. Nie przechowuje kodów VBA i makr arkuszy Excel 4.0 w formacie xlm. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu.
*.xlsm – skoroszyt programu Excel z obsługą makr
Jest to domyślne rozszerzenie dla plików Excela 2007 i każdej nowszej wersji oparte na języku XML. W odróżnieniu od *.xlsx, przechowuje makra VBA i XLM. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu.
*.xlsb – skoroszyt binarny programu Excel
Odpowiada binarnemu formatowi plików Excela od wersji 2007 wzwyż. Format ten znany jest także jako BIFF12 i jest aktualizacją formatu xls. Zawiera dane binarne, czyli dane w postaci ciągów zer i jedynek. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu. Zaletą stosowania plików z tym rozszerzeniem jest ich mniejszy rozmiar i szybsza praca z nimi.
*.xls – skoroszyt programu Excel 97-2003
Jest to binarny format plików Excela 97-2003, znany także jako BIFF8. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu.
*.xltx – szablon programu Excel
Jest to format domyślny plików Excela 2007, 2010, 2013 i nowszych wersji przechowujący szablony arkusza. Nie ma w nim możliwości zapisu kodów VBA i makr arkuszy Excel 4.0 w formacie xlm. Wykorzystuje się go w sytuacji, kiedy często pracujemy w arkuszach o tym samym układzie lub z tymi samymi danymi. Możliwe jest jego zapisywanie z Excela i otwieranie w arkuszu.
*.xltm – szablon programu Excel z obsługą makr
Jest to format szablonu Excela, który obsługuje makra w Excelu 2007, 2010 i wyższych wersjach. Można w nim zapisywać kody w języku VBA i makra Excela 4.0 w formacie xlm. Możliwy jest zapis tego typu plików z Excela i ich otwieranie.
*.xlt – szablon programu Excel 97-2003
Jest to binarny format plików z szablonami Excela 97-2003, znany także jako BIFF8. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu.
*.xml – dane XML
Odpowiada plikom danych XML, czyli Extensible Markup Language. Cechą charakterystyczną w tego typu plikach jest użycie tagów, które definiują strukturę danych. Możliwe jest otwieranie i zapisywanie pliku tego typu plików z poziomu Excela.
*.xml – arkusz kalkulacyjny XML 2003
Odpowiada plikom danych arkusza kalkulacyjnego XML 2003. Format znany jest także jako XMLSS. Możliwe jest otwieranie i zapisywanie pliku tego typu plików z poziomu Excela. Format ten nie obsłuży funkcji, które pojawiły się w wyższych wersjach Excela niż 2003, ale obsłuży większą liczbę wierszy i kolumn niż podstawowa ilość w Excelu 2003 (od wersji 2007 jest to 1 048 576 wierszy na 16 384 kolumn, w wersji 2003 było to 65 536 wierszy i 256 kolumn). Zapis do formatu xml spowoduje utratę m.in. kodu VBA, wykresów, grafik, niestandardowych widoków, danych chronionych hasłem arkuszy, scenariuszy.
*.xls – skoroszyt Microsoft Excel 5.0/95
Jest to binarny format plików Excela 5.0/95, znany także jako BIFF5. Możliwe jest zarówno zapisywanie pliku z takim rozszerzeniem jak i jego odczyt w Excelu.
*.xlam – dodatek programu Excel
To rozszerzenie pliku reprezentuje dodatki Excela 2007 i wyższych wersji. Są one wykonane w języku XML i obsługują makra VBA i makra Excela 4.0. Dodatek można zdefiniować jako program uzupełniający funkcjonalność arkusza kalkulacyjnego. Dla przykładu, nie obsługuje dat sprzed 1900 roku, dlatego w sieci dostępne są dodatki z rozszerzeniem xlam, które pracę z takimi datami umożliwiają. Możliwe jest otwieranie takiego pliku w Excelu, jak i zapisywanie plików Excela do takiego formatu.
*.xla – dodatek programu Excel 97-2003
To rozszerzenie pojawia się przy plikach dodatków Excela 97-2003. Jest to format binarny BIFF8. Obsługuje on makra. Możliwe jest otwieranie takiego pliku w Excelu, jak i zapisywanie plików Excela do takiego formatu.
*.xlsx – arkusz kalkulacyjny w formacie Strict Open XML
Jest to stosunkowo nowy format pliku, który pojawia się od wersji Excel 2013. Jest on zgodny z profilem standardu Open XML ISO/IEC 29500 Strict. Pliki takie mogą być otwieranie i edytowane w Excelu 2010, ale ich zapis jest możliwy od wersji 2013. Wariant Strict w XLSX blokuje wiele elementów i atrybutów, które są dozwolone w tradycyjnym pliku, ale dzięki takiemu działaniu między innymi niweluje się błąd Excela dotyczący roku 1900. W innych formatach jest on błędnie uznany za rok przestępny.
*.xlw – skoroszyt programu Excel 4.0
Jest to format pliku Excel 4.0 z roku 1992. Od wersji Excel 2010 można taki plik otworzyć, ale nie można zapisać pliku z takim rozszerzeniem.
*.xlr – arkusz kalkulacyjny programu Works 6.0–9.0
Rozszerzenie to należy do plików arkusza kalkulacyjnego Microsoft Works 6.0-9.0 rozwijanego w latach 1988-2009. Format jest obsługiwany tylko przez Excel Starter, czyli bezpłatną, ale bardzo okrojoną wersję Excela 2010.
Kiedy posiadamy plik Excela zapisany w starszej wersji programu niż użytkowana to można go przekonwertować do formatu aktualnej wersji, choć może to spowodować pewne zmiany w pliku. Aby dokonać konwersji kliknij na Plik, a następnie w grupie Informacje wybierz przycisk Konwertuj.
Tysiące filmów szkoleniowych z Excela
Sprawdź za darmo calculatic.pl gdzie znajdziesz wiele więcej przykładowych zadań!
Pliki tekstowe obsługiwane przez Excela
MS Excel obsługuje także pliki tekstowe. Większość użytkowników choć raz próbowała otworzyć dane z pliku tekstowego w Excelu. Prowadzi to do otwarcia okna dialogowego kreatora importu tekstu. Aby pominąć ten krok przed kliknięciem OK w oknie Otwieranie przytrzymaj klawisz SHIFT. Zapisując plik Excela do pliku tekstowego trzeba pamiętać, że znajdą się w nim dane tylko z aktywnego arkusza i utracą one formatowanie. Excel obsługuje następujące formaty tekstowe:
*.csv – CSV rozdzielany przecinkami
Rozszerzenie to odpowiada plikowi tekstowemu z kolumnami rozdzielanymi przecinkami i wierszami rozdzielanymi znakami powrotu karetki. Plik taki może być odczytany w systemach operacyjnych Windows, które odpowiednio odczytują znaki z csv. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu, jak i zapis z poziomu Excela w takim formacie. Jeśli zdecydujemy się zapisać arkusz w tym typie, to plik będzie zawierał tylko tekst i liczby w postaci, w jakiej były wyświetlane w arkuszu. Jeśli w komórce znajduje się przecinek to cała jej zawartość będzie ujęta w podwójny cudzysłów. Formuły zostają zamienione na tekst, a grafiki, obiekty i formatowanie zostają utracone. Symbol € zamieniany jest na znak zapytania.
*.csv – CSV Macintosh
Jest to subformat CSV rozdzielanego przecinkami odpowiadający plikowi z kolumnami rozdzielanymi przecinkami i wierszami rozdzielanymi znakami powrotu karetki. Plik taki może być odczytany w systemie operacyjnym Macintosh, który odpowiednio odczytuje znaki z csv. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu, jak i zapis z poziomu Excela w takim formacie.
*.csv – CSV MS-DOS
Jest to subformat CSV rozdzielanego przecinkami odpowiadający plikowi z kolumnami rozdzielanymi przecinkami i wierszami rozdzielanymi znakami powrotu karetki. Plik taki może być odczytany w systemie operacyjnym MS-DOS, który odpowiednio odczytuje znaki z csv. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu, jak i zapis z poziomu Excela w takim formacie.
*.txt – tekst rozdzielany znakami tabulacji
Jest to format odpowiadający plikowi, gdzie kolumny są rozdzielane znakami tabulacji, a wiersze znakami powrotu karetki. Może być odczytany w systemach operacyjnych Windows, które będą poprawnie interpretować znaki zawarte w pliku. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu, jak i zapis z poziomu Excela w takim formacie. Jeśli zdecydujemy się zapisać arkusz w tym typie, to plik będzie zawierał tylko tekst i liczby w postaci, w jakiej były wyświetlane w arkuszu. Formuły zostają zamienione na tekst, a grafiki, obiekty i formatowanie zostaje utracone. Zawartość komórek, które zawierały znak przecinka zostaje ujęta w cudzysłowy. Pojedyncze cudzysłowy zamieniane są na podwójne, a zawartość komórki je zawierające zostaje objęta podwójnym cudzysłowem. Symbol € zamieniany jest na znak zapytania.
*.txt – tekst Macintosh
Jest to format odpowiadający plikowi, gdzie kolumny są rozdzielane znakami tabulacji, a wiersze znakami powrotu karetki. Może być odczytany w systemie operacyjnym Macintosh, który będzie poprawnie interpretować znaki zawarte w pliku. Stanowi subformat plików tekstowych rozdzielanych znakami tabulacji. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu, jak i zapis z poziomu Excela w takim formacie.
*.txt – tekst MS-DOS
Jest to format odpowiadający plikowi, gdzie kolumny są rozdzielane znakami tabulacji, a wiersze znakami powrotu karetki. Może być odczytany w systemie operacyjnym MS-DOS, który będzie poprawnie interpretować znaki zawarte w pliku. Stanowi subformat plików tekstowych rozdzielanych znakami tabulacji. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu oraz zapis z poziomu Excela w takim formacie.
*.txt – tekst Unicode
Jest to plik tekstowy istniejący w standardzie kodowania znaków stworzonym przez konsorcjum Unicode. Tak zwany Unikod obejmuje zestaw znaków występujących we wszystkich pismach na świecie. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu oraz zapis z poziomu Excela w takim formacie. Plik txt Unicode będzie zawierał tekst i liczby w postaci wyświetlanej wcześniej w arkuszu.
*.prn – tekst z formatowaniem rozdzielany spacjami
Jest to format programu Lotus z kolumnami rozdzielanymi spacjami i wierszami rozdzielanymi znakami powrotu karetki. Oprogramowanie Lotus w latach 80. i 90. było bardzo popularne. Arkusz kalkulacyjny Lotus posiadał 8192 wiersze i 256 kolumn. W latach 90. stopniowo jednak ustępował w popularności Microsoftowi. Możliwe jest otwarcie pliku tekstowego prn w Excelu oraz zapis z poziomu Excela w takim formacie. Zapisany plik będzie zawierał tylko tekst i liczby w postaci, w jakiej były wyświetlane w arkuszu. Jeżeli wiersz arkusza zawierał ponad 240 znaków to pozostałe znaki zostają przeniesione do nowych wierszy na końcu pliku. Symbol € zamieniany jest na znak zapytania. Formuły zostają zamienione na tekst, a grafiki, obiekty i formatowanie zostają utracone.
*.dif – DIF format wymiany danych
Jest to format plików, który używany był przez VisiCalc, będącym pierwszym arkuszem kalkulacyjnym stworzonym pod koniec lat 70. Posiadał on 255 wierszy i 63 kolumny. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu oraz zapis z poziomu Excela w takim formacie. Dzięki zapisowi arkusza do tego typu pliku będzie on zawierał tekst, wartości i formuły, zachowane są też szerokość kolumn i większa część formatów liczbowych. Przechowane też będą aktualnie widoczne dane tabeli przestawnej. Symbol € zamieniany jest na znak zapytania. Grafiki, obiekty, kod VBA, wykresy zostają utracone.
Jeżeli w arkuszu wyświetlane były wyniki formuł to w zapisanym pliku znajdą się tylko wartości. Aby zapisać całe formuły należy je najpierw wyświetlić. W tym celu przejdź do Plik i kolejno Opcje. W sekcji Zaawansowane odszukaj Opcje wyświetlania dla tego arkusza i zaznacz tam pole wyboru Pokaż formuły w komórkach zamiast obliczonych wyników.
*.slk – SYLK łącze symboliczne
Ten typ pliku był używany w programie MultiPlan, czyli w arkuszu kalkulacyjnym stworzonym w 1982 roku, który miał być konkurencją dla VisiCalc. Możliwe jest otwarcie takiego pliku tekstowego w Excelu oraz jego zapis z poziomu Excela w takim formacie. Dzięki zapisowi uzyskamy plik zawierający wartości, niektóre formuły i część formatowania. W wypadku, gdy dana funkcja nie jest obsługiwana w typie pliku slk, zostaje zapisany wynik tej funkcji. Zapisane zostaje maksymalnie 255 znaków w komórce, które przyjmują format pierwszego znaku z tej komórki. Zachowane będą też komentarze komórek, które będą widoczne po otwarciu pliku slk w Excelu. Utracone zostają: scalone komórki, obroty tekstu, ustawienia wyrównania zawartości komórki, ustawienia i podziały stron, grafiki, obiekty, wykresy, hiperlinki, formatowanie warunkowe, ustawienia poprawności danych, kod VBA, dane tabeli przestawnej poza bieżącym widokiem.
Inne pliki obsługiwane przez Excela
Excel, poza plikami z wyżej wymienionymi rozszerzeniami, może też obsługiwać formaty baz danych, formaty sieci Web oraz inne pliki:
*.htm, *.html – strona sieci Web
Rozszerzenie odpowiada plikowi strony sieci Web w języku HTML, czyli Hypertext Markup Language. Zapisując plik w tym formacie z poziomu Excela 2007 i wyższych wersji, a następnie go otwierając istnieje ryzyko utraty części danych. Zapis odbywa się z utworzeniem folderu zawierającego kilka plików. Możliwe jest otwarcie pliku htm lub html w Excelu oraz zapis z poziomu Excela w takim formacie, jednak formuły, wykresy, tabele przestawne, kod VBA nie będą obsługiwane w tym typie pliku.
*.mht, *.mhtml – jednoplikowa strona sieci Web
Rozszerzenia te są przypisane do plików archiwum stron sieci Web. Mogą one być otwierane tylko w przeglądarce Internet Explorer, Opera lub Firefox po zainstalowaniu dodatku UnMHT. Możliwy jest zapis, a także odczyt tego typu plików w Excelu. Formuły, wykresy, tabele przestawne, kod VBA nie będą obsługiwane w tym typie pliku. W przeciwieństwie do htm/html zapis odbywa się do jednego pliku, a nie folderu plików.
*.pdf – plik PDF
Pdf jest skrótem od Portable Document Format. Jest to typ pliku opracowany przez Adobe, który zachowuje formatowanie dokumentu. Szczególnie przydatny okazuje się przy drukowaniu, ponieważ nie zmienia pożądanych formatów. Edycja pliku pdf nie jest tak łatwo dostępna jak w przypadku Worda czy Excela. Arkusz Excela można zapisać do formatu pdf, ale nie można go otworzyć w Excelu. Aby przekonwertować pdf na Excela należy użyć jednego z konwerterów dostępnych w sieci.
*.xps – dokument XPS
Rozszerzenie xps pochodzi od XML Paper Specification. Jest to typ pliku, który stanowi odpowiednik Microsoftu dla plików pdf. Zachowuje on formatowanie dokumentu i nie jest łatwo edytowalny. Wykazuje podobne właściwości do pdf. Arkusz Excela można zapisać do formatu xps, ale nie można go otworzyć w Excelu. Aby przekonwertować pdf na Excela należy użyć jednego z konwerterów dostępnych w sieci.
*.ods – arkusz kalkulacyjny OpenDocument
Jest to format arkusza kalkulacyjnego opracowany przez Sun Microsystems i OASIS, który stanowi bezpłatną alternatywę dla Microsoftu. Pozwala na pracę w Google Docs czy OpenOffice.org Calc. Zapisując plik Excela do formatu ods należy się liczyć z możliwością utraty części formatowania i dostępności funkcji. Możliwy jest zapis, a także odczyt tego typu plików w Excelu.
*.dbf – DBF 3, DBF 4
Trzyliterowy skrót dbf pochodzi od Data Base File, czyli plik bazy danych. Jest to format pliku programu dBase III i IV opracowanych przez Ashton-Tate. dBase był pierwszym spopularyzowanym systemem baz danych. Możliwy jest odczyt tego pliku w Excelu, ale nie można zapisać arkusza do tego formatu.
*.mdb, *.mde, *.accdb, *.accde – Access
Rozszerzenia te należą do plików Microsoft Access, czyli systemu relacyjnych baz danych wchodzącego w skład pakietu Microsoft Office. Excel umożliwia otwarcie jednej wybranej tabeli bazy danych, ale nie można zapisać pliku Excela do tego formatu.
Pliki o rozszerzeniach nieobsługiwanych w Excelu
Od wersji Excela 2007 i wyższych nie jest już możliwe otwieranie i zapisywanie plików z rozszerzeniami:
*.xlc – wykres programu Excel
Jest to format pliku Excela 2.0, 2.x z końca lat 80. oraz 3.0 z 1990 roku. Jego pełna nazwa to Excel Chart.
*.wk1, *.wk2, *.wk3, *.wk4, *.wks – WK1, FMT, WK2, WK3, FM3, WK4
Są to pliki arkusza kalkulacyjnego Lotus 1-2-3 opracowanego przez Lotus Development Corporation. Swoją premierę miał on w roku 1983 i stał się bardziej popularny od ówczesnego VisiCalc, ale w latach 90. jego pozycję zajął Microsoft Excel.
*.wks – Microsoft Works
Jest to rozszerzenie przypisane arkuszowi kalkulacyjnemu Microsoft Works 2000. MS Works jest znacznie uproszczoną wersją Excela. W 2010 roku został zastąpiony przez Microsoft Excel Starter.
*.dbf – DBF2
Trzyliterowy skrót dbf pochodzi od Data Base File, czyli plik bazy danych. Jest to format pliku programu dBase II. dBase był pierwszym spopularyzowanym systemem baz danych. Obecnie Excel obsługuje nowsze wersje tego typu pliku.
*.wq1 – format WQ1
Jest to plik Quattro Pro stworzony przez Corel, który jest arkuszem kalkulacyjnym dla systemu MS DOS. W chwili obecnej został zastąpiony przez nowsze wersje pliku.
*.wb1, wb3 – WB1, WB3
Są to pliki Quattro Pro 5.0 dla Windowsa 3.x i 7.0 dla Windowsa 95. Zawiera dane, obliczenia, wykresy.
W przypadku, kiedy chcemy otworzyć jakikolwiek plik, który nie jest obsługiwany przez MS Excel należy poszukać w sieci konwerterów plików. Bardzo często są one darmowe i transformują plik do formatu xlsx lub innego pożądanego. Można też spróbować zapisać plik w formacie obsługiwanym przez inne oprogramowanie, a następnie z jego poziomu zapisać plik z rozszerzeniem obsługiwanym przez Excela.
Zgodność plików Excela
Przesyłając plik Excela do innego użytkownika nie mamy pewności czy będzie on działał prawidłowo. Nieprawidłowości mogą wystąpić kiedy plik otwierany jest w różnych wersjach arkusza, np. wysyłamy arkusz zapisany w Excelu 2016 do osoby posługującej się Excelem 2003. Problem z kompatybilnością może wystąpić nawet między Excelem 2007 i 2010 pomimo zastosowania jednakowego rozszerzenia pliku. Dobrym przykładem jest użycie fragmentatorów, czyli graficznych filtrów wprowadzonych od wersji Excel 2013. W nowszych wersjach również są one obecne, dlatego powinny działać bez zarzutu, ale w starszych wersjach arkusza fragmentatory po prostu nie zostaną wyświetlone.
Jeżeli zdecydujemy się zapisać plik Excela do jego starszej wersji np. plik z rozszerzeniem xlsx do xls, to zostanie automatycznie uruchomione sprawdzanie zgodności. Narzędzie to identyfikuje elementy, które mogą zostać utracone, np. formatowanie lub działanie niektórych funkcji podczas zapisu. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić czy zapis pliku w wybranym formacie nie przyniesie zbyt dużo szkody.
Narzędzie sprawdzania zgodności jest dostępne także bez konieczności zapisywania pliku. Aby sprawdzić czy wystąpią jakieś dysfunkcje podczas zapisu pliku do innej wersji Excela kliknijmy na Plik. Następnie w grupie Informacje rozwińmy listę Wyszukaj problemy i wybierzmy polecenie Sprawdź zgodność.
Zostanie wyświetlone okno, które pokaże znalezione problemy, np. pracując w Excelu 2013 zawartość arkusza zostanie przeszukana pod względem funkcjonalności nie obsługiwanych w Excelu 2010, 2007 oraz 97-2003. Jeżeli interesuje nas sprawdzenie zgodności w tylko jednej bądź dwóch wersjach Excela rozwińmy listę Wybierz wersje do pokazania znajdującą się w oknie Program Microsoft Excel-sprawdzanie zgodności. Można tam zaznaczyć, z którą wersją zgodność ta powinna być sprawdzona. Bardzo przydatną funkcjonalnością jest też łącze do problematycznego miejsca w arkuszu. Po prawej stronie niektórych problemów wyświetla się słowo Znajdź. Jest ono łączem, po kliknięciu którego w arkuszu zostanie wskazane miejsce, którego dotyczy problem zgodności. Aby zgodność sprawdzana była automatycznie, zaznacz pole Sprawdź zgodność przy zapisywaniu tego
skoroszytu.
Aby wyświetlić raport zgodności w bardziej czytelny sposób wybierz polecenie Kopiuj do nowego arkusza. Do skoroszytu zostanie wstawiony arkusz Raport zgodności, który w przejrzysty sposób wskaże niezgodności, ilość ich wystąpień i wersję Excela, której dotyczy problem.
Otwierając plik w starszej wersji Excela domyślnie pojawia się on w widoku chronionym i jego edycja jest wyłączona. Kod przestarzałych wersji arkusza służący do otwierania i zapisywania posiada luki, które mogą wykorzystać hakerzy, dlatego otwarcie takiego pliku może być potencjalnie niebezpieczne. Jeżeli nie ufamy plikom z różnymi rozszerzeniami i plikom wersji przestarzałych lub wręcz przeciwnie ufamy im, można edytować ustawienia blokowania plików w Centrum zaufania. Kliknijmy na Plik, a następnie na Opcje i Centrum Zaufania. Następnie wybierzmy przycisk Ustawienia centrum zaufania i kolejno Ustawienia blokowania plików. W oknie dialogowym pojawi się lista typów plików, gdzie można zaznaczyć opcję Otwieranie i Zapisywanie, przy czym pole Otwieranie nie może zostać zaznaczone bez pola Zapisywanie. Wybrane typy plików będą blokowane. Zaznaczone pole Zapisywanie blokuje możliwość zapisu pliku do korespondującego pliku, natomiast zaznaczone pole Otwieranie będzie powodowało wyświetlenie pliku w widoku chronionym lub całkowitą blokadę otwarcia. Poniżej listy typów plików znajdują się trzy opcje do wyboru, które definiują w jaki sposób mają być blokowane pliki. Są to:
Nie otwieraj wybranych typów plików – otwieranie lub otwieranie i zapisywanie zaznaczonych typów plików jest całkowicie zablokowane i pojawia się komunikat o błędzie;
Otwórz wybrane typy plików w widoku chronionym – zaznaczone typów plików są otwierane w widoku chronionym, a przycisk Włącz edytowanie jest wyłączony;
Otwórz zaznaczone typy plików w widoku chronionym i zezwalaj na edytowanie – zaznaczone typów plików są otwierane w widoku chronionym, a przycisk Włącz edytowanie jest włączony. Przycisk ten wybieramy wtedy, gdy jesteśmy pewni, że plik jest bezpieczny.
