Data Excel - operacje na datach Excel - funkcja daty do analizy danych w Excel

Data w Excelu

Na pewno zdarza się, że podczas pracy w arkuszu kalkulacyjnym musisz użyć daty w Excelu. Potrzebujesz policzyć, ile dni, miesięcy lub lat upłynęło od danego momentu albo dowiedzieć się w szybki sposób, ile ktoś ma lat. Niestety Excel w wyniku wykonanych przez Ciebie operacji wyświetla błąd, albo co gorsza, nie widzi, że to co wprowadzono do komórki jako datę rzeczywiście nią jest. Z poniższego tekstu dowiesz się, jak sobie poradzić z takimi problemami.

Jak Excel widzi daty?

Dla Excela data jest liczbą całkowitą, a dokładniej jest to liczba dób, która upłynęła od dnia 0 stycznia 1900 roku. Jest to oczywiście data fikcyjna i odpowiada liczbie 0. Dzień 1 stycznia 1900 roku jest pierwszą datą, która zostanie rozpoznana przez arkusz. Odpowiada jej cyfra 1, czyli tzw. numer seryjny daty (liczba dób, która minęła od daty 0). Ostatnią datą obsługiwaną w Excelu jest 31 grudnia 9999 roku. Jeśli do komórki wprowadzisz przykładowo cyfrę 5 i użyjesz formatu daty to pojawi się w niej data 1900-01-05, ponieważ 5 dni upłynęło od 0 stycznia 1990 roku.
Jeśli chcesz prawidłowo wprowadzić datę do komórki, możesz to zrobić na dwa sposoby:

• Wprowadzić numer seryjny daty, jeśli go znasz, a następnie sformatować go jako datę. Tutaj przydatny będzie skrót klawiszowy, który formatuje odpowiednio dane: CTR+SHIFT+# (aby odwrócić ten zapis, czyli sformatować datę na liczbę, użyj skrótu CTR+SHIFT+~)

Numer seryjny Excela

• Wpisać datę ręcznie do komórki.

Zapewne częściej używasz sposobu drugiego, dlatego pewnie nie uszło Twojej uwadze, że nastręcza on więcej problemów

Wpisywanie daty

Zajmijmy się najpierw ręcznym wpisywaniem dat do komórek. Nie każdy wpis, który w mniemaniu użytkownika jest datą, będzie nią dla Excela. Podstawą tutaj jest wiedza, który zapis będzie rozpoznany jako data. Zwracaj uwagę, do której strony został wyrównany tekst wpisany do komórki – jeśli do prawej to Excel rozpoznał tekst jako datę. Jeśli jednak widoczne jest dalej wyrównanie zawartości komórki do lewej strony to Excel rozpoznaje tylko tekst, a nie datę.

Data w Excelu do lewej i prawej

Poniżej znajduje się lista najczęściej używanych sposobów zapisu daty, która jest rozpoznawana przez arkusz:
• 2016-02-09
• 16-02-09
• 2016-2-9
• 2016/2/9
• 16/02/09
• 9 luty 2016
• 2016-lut-09
• 16-2-9
• 09-lut
• 9 luty 16
• 9 luty 2016
• 16/2-9.

Zapis daty, który nie zawiera roku, np. 09-lut, jest interpretowany jako ten dotyczący bieżącego roku. Arkusz kalkulacyjny rozpoznaje daty w sposób intuicyjny, ale nie jest on w 100% skuteczny. Daty nieobsługiwane przez Excela, czyli te poniżej 1 stycznia 1900 i powyżej 31 grudnia 9999 roku, są interpretowane jako tekst. Szerzej o tym zagadnieniu możesz przeczytać w artykule Daty- problemy. Jako data nie zostanie również rozpoznany zapis:
• 09-02-2016
• 9 luty 2016
• luty-09/16.

Ustawienia regionalne daty

Na pewno, jak większość, jesteś przyzwyczajony do zapisu daty w formacie dd.mm.rrrr. Excel jednak nie przyjmuje takiego formatu. Dla niego będzie to tylko tekst. Jeśli bardzo Ci zależy, aby arkusz uznał Twój zapis jako datę możesz zmienić regionalne ustawienia daty. W tym celu wejdź w Panel Sterowania, wybierz sekcję Zegar, język i region, a następnie Zmień klawiatury lub inne metody wprowadzania danych (w zależności od systemu).

Ustawienia regionalne – data w excelu

Na karcie Formaty wybierz Ustawienia dodatkowe, kolejno kartę Data. W sekcji Formaty datymożesz wpisać dowolny format za pomocą notacji podanych niżej w okienku. Format ten od teraz jest rozpoznany przez Excela jako data i jest obowiązujący.

Formaty daty

Zapis od 00 do 29 jest rozpoznawany jako lata od roku 2000 w zwyż, natomiast zapis od 30 do 99 jako lata poniżej 2000 roku. Tą interpretację możesz także zmienić w oknie Dostosowywanie formatu w sekcji Kalendarz.

10 lutego 2020