Jak przyspieszyć pracę z arkuszem?

Bardzo często zdarza się, że użytkownicy Excela mają problem z szybkością działania Excela. Pracując jako analityk, specjalista ds. raportowania lub po prostu mając do czynienia z dużymi ilościami danych w Excelu, mogłeś mieć z tym do czynienia. Na pewno choć raz zdarzyło Ci się, że arkusz „zamula się”, zawiesza się, nie odpowiada. Najczęściej tak się dzieje, kiedy w skoroszycie lub arkuszu znajdują się dane w co najmniej kilkudziesięciu kolumnach i kilku tysiącach wierszy albo kiedy w pliku jest wprowadzona bardzo duża ilość formuł. Na szczęście istnieją sposoby, aby poradzić sobie z problemem i przyspieszyć nieco działanie arkusza. A może brakuje Ci trochę umiejętności posługiwania się arkuszem lub wiedzy jak ta obsługę można przyspieszyć. Czasami trzeba nieco zmodyfikować swój sposób pracy, aby zaoszczędzić czas.



  1. Skróty klawiszowe

Czy używasz skrótów klawiszowych podczas pracy z Excelem? A może wszystko robisz za pomocą myszki? Jeśli odpowiadasz twierdząco na drugie pytanie, wiedz, że tracisz sporo czasu. Załóżmy, że masz tabelę w Excelu, która zawiera 100 kolumn i 5000 wierszy. Żeby zaznaczyć ten cały zakres myszką potrzebujesz około 45 sekund. Sprawdź ile czasu zajmuje zaznaczenie całej tabeli za pomocą skrótu klawiszowego Ctrl+a. Trwa to 1 sekundę! Taki przykład świetnie pokazuje jak bardzo pomocne jest stosowanie skrótów klawiszowych. Warto zapoznać się z najczęściej stosowanymi skrótami i nauczyć się ich używać, a na pewno przekonasz się jak zaoszczędzisz czas.

  1. Przeliczanie formuł

Jeśli Twój plik zawiera mnóstwo formuł, w tym formuły tablicowe, koniecznie rozważ różne metody ich przeliczania. Do wyboru masz przeliczanie automatyczne, automatyczne z wyjątkiem tabel danych, ręczne i ręczne z opcją obliczania skoroszytu przed zapisem. Opcje te są dostępne w zakładce Formuły lub w opcjach Excela w zakładce Formuły. Domyślnym sposobem obliczania arkusza jest obliczanie automatyczne. Oznacza to, że za każdym razem kiedy dokonasz zmiany w formule lub wprowadzisz nową, wszystko jest obliczane od nowa. Mając w arkuszu nawet kilka tysięcy komórek zapełnionych formułami cała operacja przeliczania może trwać nawet kilkanaście minut, a zakładamy, że nie masz całego dnia na wykonanie jednego raportu. Co robić jeśli takie przeliczanie arkusza musi nastąpić kilka razy? Włącz opcję obliczania ręcznego. Oznacza to, że arkusz zostanie przeliczony dopiero wtedy, kiedy sam to spowodujesz. Najkorzystniej jest przeliczyć arkusz na sam koniec pracy, bo wtedy oszczędność czasu jest największa. Żeby przeliczyć arkusz użyj Shift+F9. Żeby obliczyć cały skoroszyt użyj F9.

  1. Szybki dostęp

Jeśli wykonujesz często pewne czynności, np. Zapisz jako, warto dodać je do paska szybkiego dostępu. Kliknij na strzałkę na samej górze arkusza, a następnie na Więcej poleceń i dalej na Polecenia, których nie ma na wstążce. Sprawdź, czy są tam często używane przez Ciebie polecenia. Dodanie ich do paska szybkiego dostępu zaoszczędzi kilka sekund Twojego cennego czasu.

  1. Ostatnia komórka

Dla prędkości pracy z Excelem nie bez znaczenia jest rozmiar pliku, na którym pracujesz. Jeśli plik ma duży rozmiar praca z nim będzie wolniejsza. Jeśli wydaje Ci się, że Twój plik jest za duży, sprawdź gdzie znajduje się jego ostatnia komórka. Wybierz F5, przejdź do Specjalne i wybierz opcję Ostatnia komórka. Może się zdarzyć, że Excel wyznaczy jako ostatnią komórkę jakąś położoną na końcu arkusza i pozornie w ogóle nieużywaną. Dlaczego tak się dzieje? Czasami puste komórki mogą przechowywać formatowanie lub jakieś zagubione dane. Żeby poradzić sobie z problemem wyczyść wszystko z pozornie pustych komórek. Zaznacz wszystkie komórki między ostatnią kolumną lub wierszem Twoich danych a komórką wyznaczoną jako ostatnią. Z narzędzi głównych wybierz polecenie Wyczyść wszystko i zapisz zmiany. We właściwościach pliku możesz sprawdzić o ile zmniejszył się rozmiar pliku.

  1. Formuły, formaty, wartości, nazwy

Część użytkowników podczas tworzenia formuł ma nawyk odwoływania się do całej kolumny lub wiersza mimo, że dane znajdują się tylko w części komórek. Unikaj tego jak ognia, szczególnie przy formułach tablicowych. Zawsze twórz odwołania tylko do tych komórek, w których są dane. Kiedy tablica, do której się odwołujesz ma 10 komórek, a zaznaczasz cała kolumnę czas obliczania arkusza się wydłuża. To samo tyczy się formatowania warunkowego. Stosuj je tylko dla ograniczonych zakresów, a nie całych kolumn i  wierszy. Poza tym staraj się, aby w skoroszycie było jak najwięcej wartości. Formuły zwiększają rozmiar pliku i zbyt duża ich ilość znacząco spowalnia pracę. Upewnij się też, że w menadżerze nazw nie plączą się niepotrzebnie nazwane zakresy.

  1. Zapis w najnowszej wersji

Jak już wspomniano wcześniej, rozmiar pliku też warunkuje szybkość pracy z arkuszem. Jeśli zdarza Ci się sytuacja, że ktoś przesyła Ci skoroszyt w wersji Excela starszej niż posiadasz, pamiętaj, żeby zapisać plik w najnowszej dostępniej na komputerze wersji. Tym sposobem zmniejszasz rozmiar pliku, dzięki czemu będzie on szybciej wykonywał zadane mu polecenia.

  1. Kompresja obrazów

Obrazy w arkuszu kalkulacyjnym potrafią znacząco zwiększyć rozmiar pliku, a co za tym idzie spowolnić pracę. Załóżmy, że pracujesz z cennikiem zawierającym listę asortymentu sklepu i zdjęcie każdego produktu, a jest ich kilkaset. Niestety taka zawartość może obciążać arkusz. Zastosuj opcję kompresji obrazów. Możesz to zrobić z poziomu zaawansowanych opcji Excela (menu Plik) dla wszystkich obrazów lub na karcie Formatowanie dla wybranych obrazów. Pamiętaj jednak, że zmniejszenie rozdzielczości korzystnie wpływa na rozmiar i szybkość działania pliku, ale może zmniejszać szczegółowość obrazu.

  1. Parametry komputera

Wydajność komputera, na którym pracujesz także ma znaczenie dla szybkości pracy arkusza kalkulacyjnego. Jeżeli pracujesz na dużych ilościach danych a do dyspozycji masz przestarzały sprzęt o niskich parametrach, Twoja praca nie będzie zbyt szybka. Postaraj się o zapewnienie szybkiego procesora i większej ilości pamięci operacyjnej.

  1. Automatyzacja pracy

Zastanów się jak często wykonujesz powtarzalne czynności, np. cotygodniowy raport lub dzienne zestawienie sprzedaży. Jeżeli wykonujesz je mało zaawansowanymi metodami typu Kopiuj-Wklej, ręczne wypełnianie tabel lub uzupełnianie nowych funkcji za każdym razem, rozważ automatyzację pracy. Przy odrobinie chęci i umiejętności zastosowania VBA, raport, który wcześniej zajmował Ci pół godziny stworzy się przy pomocy jednego kliknięcia.  Makra bardzo często są używane dla automatyzacji częstych czynności.

  1. Kod VBA

Bardziej zaawansowani użytkownicy mogą tworzyć własne aplikacje i funkcje w Excelu za pomocą Visual Basic for Application. Kiedy kod przetwarza duże ilości danych, należy pamiętać o zastosowaniu poleceń:

  • ScreenUpdating = False
  • Calculation = xlCalculationManual

Pierwsze polecenie wyłącza odświeżanie ekranu, drugie włącza obliczanie ręczne w arkuszu. Oczywiście w końcowej części kodu polecenia trzeba odwrócić i False zamienić na True, a xlCalculationManual na xlCalculationAutomatic, żeby zobaczyć prawidłowy wynik kodu w Excelu. Działanie makra nie będzie spowolnione przez kilkukrotne przeliczanie i aktualizację danych.

  1. Może jednak profesjonalna baza danych?

Jeżeli Twoje dane wypełniają większą część arkusza lub skoroszytu, praca w nim będzie bardzo czasochłonna, nawet kiedy zastosujesz powyższe wskazówki i będziesz mieć do dyspozycji dobry komputer. Niestety zbyt często Excel traktowany jest jak profesjonalna baza danych. W przechowywaniu dużych ilości danych dużo lepiej sprawdzi się Access czy SQL Server. Dzięki zapytaniom można z nich wyciągać tylko potrzebne dane i wyświetlać je w Excelu, czyli mniejsza ilość danych w Excelu równa się większej wydajności pracy.

 

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów