Popraw czytelność swoich arkuszy: formatowanie warunkowe

Często podczas pracy z programem Excel masz do czynienia z dużymi, nieczytelnymi zakresami danych, w których wyróżnienie wybranych obszarów byłoby czasochłonne. Brzmi znajomo? W tej sytuacji z pomocą przychodzi formatowanie warunkowe. Możesz poznać je podczas naszych kursów z Excela we Wrocławiu. Poznaj najbardziej użyteczne zastosowania tej funkcjonalności.

Puste komórki

Wyobraź sobie tabelę z listą obecności uczestników szkolenia. Przy nazwiskach kursantów w odpowiednich komórkach wpisano znak „+” oznaczający stawienie się danej osoby na szkoleniu. Część komórek pozostała pusta, co oznacza nieprzyjście niektórych uczestników. Jeżeli chcesz wyróżnić puste komórki, dobrym sposobem jest zastosowanie formatowania warunkowego. Z możliwości dostępnych dla tego narzędzia należy wtedy wybrać regułę wyróżniania komórek „Równe”, a w pojawiającym się dalej oknie zastosować „0” jako kryterium formatowania komórek.

Formatowanie warunkowe

Wartość progowa

Często spotykanym zastosowaniem formatowania warunkowego jest porównywanie zawartości komórek z inną wartością, a następnie odpowiednie ich pokolorowanie. Przykładowo załóżmy, że należy wyróżnić komórki, w których znajduje się kwota większa niż 1000 zł. Wtedy w regułach wyróżniania komórek wybierz opcję „Większe niż” i jako wartość wpisz w oknie „1000” lub w arkuszu zaznacz komórkę z odpowiednią wartością (1000 zł). Druga z podanych możliwości daje większe pole manewru, gdyż łatwiej zaktualizować formatowanie – wystarczy zmienić tylko wartość podaną w komórce, a formatowanie warunkowe automatycznie się zaktualizuje.

Najmniejsze/największe wartości

Możliwe jest sformatowanie komórek z liczbami, które są jednymi z największych lub najmniejszych w określonym zakresie komórek. Wyobraź sobie, że masz zaznaczone 100 komórek, które chcesz przeanalizować pod kątem formatowania warunkowego, a następnie wyróżnić 15 największych elementów. W takiej sytuacji należy wykorzystać reguły pierwszych/ostatnich. W efekcie ich działania Excel sprawdza, które z tych 100 liczb są wśród 15 największych, i te komórki formatuje.

Tabela z formatowaniem danych

Powtarzające się wartości

Istnieje również możliwość wyróżnienia w tabeli komórek z takimi samymi wartościami. Służy do tego opcja znajdująca się w regułach wyróżniania komórek: Duplikujące się wartości. Duplikaty z zaznaczonego zakresu zostaną sformatowane. Jeśli np. w trzech komórkach jest ta sama liczba, to wszystkie trzy komórki są kolorowane. Nie można zapomnieć, że wszystkie zduplikowane wartości formatowane są w ten sam sposób – jeśli masz 2 komórki o wartości 800 i 3 komórki o wartości 300, to wszystkie 5 komórek zostanie sformatowanych tak samo.

Popraw czytelność swoich arkuszy: formatowanie warunkowe
5 (100%) 6 votes

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.