Funkcja PODAJ.POZYCJĘ w Excelu

Funkcja PODAJ.POZYCJĘ służy do wyszukiwania danych w Excelu. Pokazujesz jej, w której kolumnie (lub wierszu) ma szukać, a ona „mówi” Ci, na której pozycji jest ta wartość. Bardzo często używana jest razem z funkcją INDEKS, więc poniżej opisuję również to, jak te funkcje działają razem.

SPIS TREŚCI

Do czego służy w Excelu funkcja PODAJ.POZYCJĘ

Napisałem już, że służy do wyszukiwania, ale przejdźmy do konkretów.

Masz jakąś wartość (np. numer faktury), który chcesz znaleźć. Możesz masz tych numerów faktur kilka tysięcy – więc szukanie ręczne odpada. Pokazujesz funkcji PODAJ.POZYCJĘ w jakiej kolumnie są numery faktur. Powiedzmy, że szukany numer jest w trzeciej z kolei komórce – wówczas wynik tej funkcji to będzie 3 – czyli jej wynikiem jest pozycja szukanej wartości we wskazanej kolumnie (lub wierszu).

 

Rysunek 1. Szukany numer faktury jest trzecim z kolei we wskazanej kolumnie.

Budowa PODAJ.POZYCJĘ w Excelu

Znasz funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO? Jeśli tak, to informuję Cię, że ich budowa jest bardzo podobna:

    • pierwszy argument, to szukana wartość;
    • drugi argument to miejsce, w którym szukasz, ale w przypadku PODAJ.POZYCJĘ, to może być tylko pojedyncza kolumna lub pojedynczy wiersz.
    • Jako, że zaznaczyliśmy pojedynczą kolumnę (lub wiersz), to nie ma sensu wskazywać teraz numery kolumny, jak to ma miejsce w przypadku WYSZUKAJ.PIONOWO.
    • Ostatni argument jest w obu funkcjach bardzo podobny – czyli 0, które mówi o tym, że szukamy w sposób dokładny.

Dokładniejsze objaśnienie kolejnych argumentów PODAJ.POZYCJĘ znajduje się tutaj:

    1. szukana_wartość – podaj dowolną wartość, którą chcesz znaleźć. Zazwyczaj jest to zaznaczenie komórki z wartością.
    2. przeszukiwana_tab – podaj zakres komórek, w którym chcesz szukać. Musi to być koniecznie pojedynczy wiersz lub pojedyncza kolumna.
    3. typ_porównania – wybierz z rozwijanej listy jedną z 3 wartości. PODAJ.POZYCJĘ to funkcja wyszukiwania i podobnie jak inne funkcje wyszukiwania, może szukać w sposób dokładny lub przybliżony:
      • Opcja „1 – mniejsze niż” – jeśli nie chcesz szukać jakiejś dokładnej wartości (bo np. wiesz, że ona w tabeli się nie znajduje), to możesz znaleźć wartość jej najbliższą. Excel znajdzie najbliższą jej wartość spośród innych, od niej mniejszych. Pamiętaj jednak, że aby to działało, to wartości w zaznaczonym zakresie muszą być uporządkowane rosnąco – w przeciwnym wypadku, wynik będzie przypadkowy.
      • Opcja „0 – dokładne dopasowanie” – najczęściej używana opcja – funkcja będzie szukać dokładnie tej wartości, wskazanej w szukana wartość. Jeśli jej nie znajdzie, to wyświetli błąd. Dane nie muszą być w żaden sposób uporządkowane.
      • Opcja „-1 – większe niż” – jeśli nie chcesz szukać jakiejś dokładnej wartości (bo np. wiesz, że ona w tabeli się nie znajduje), to możesz znaleźć wartość jej najbliższą. Excel znajdzie najbliższą jej wartość spośród innych, od niej większych. Pamiętaj jednak, że aby to działało, to wartości w zaznaczonym zakresie muszą być uporządkowane malejąco – w przeciwnym wypadku, wynik będzie przypadkowy.

Przykłady zastosowania funkcji PODAJ.POZYCJĘ

Szukanie pozycji dla podanej wartości

Najprostsze zastosowanie tej funkcji, to zwrócenie numeru, mówiącego o tym, na jakiej pozycji w kolumnie/wierszu znajduje się pewna szukana wartość. Pamiętaj, że pozycja jest liczona względem zaznaczonego zakresu – jeśli zaznaczysz pięć komórek, to pierwsza z nich ma pozycję nr 1, a ostatnia pozycję nr 5 i nie ma znaczenia czy to są komórki na początku arkusza, w środku, czy na końcu.

Pamiętaj, że jeśli we wskazanym zakresie, szukana wartość znajduje się kilkukrotnie, to odnalezione zostanie jej pierwsze wystąpienie.

W zadaniu, należy znaleźć pozycję, na jakiej, w tabeli znajduje się drukarka o podanej nazwie.

    • Argument 1 – szukana wartość, czyli nazwa drukarki.
    • Argument 2 – przeszukiwany zakres, czyli kolumna z nazwami drukarek (koniecznie pojedyncza kolumna).
    • Argument 3 – należy znaleźć drukarkę o dokładnie tej nazwie, jaką podano, czy należy wyszukiwać w sposób dokładny – będzie to argument o wartości zero.

 

Rysunek 2. Szukanie pozycji drukarek.

PODAJ.POZYCJĘ oraz INDEKS jako alternatywa dla WYSZUKAJ.PIONOWO

Funkcja PODAJ.POZYCJĘ bardzo często używana jest razem z funkcją INDEKS. PODAJ.POZYCJĘ znajduje pozycję pewnej wartości, po to aby za pomocą funkcji INDEKS wyświetlić wartość z tej samej pozycji, odpowiadającą szukanej. Połączenie tych funkcji działa wtedy bardzo podobnie do funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO.

Zalety połączenia PODAJ.POZYCJĘ z INDEKS wobec WYSZUKAJ.PIONOWO:

    • POZYCJĘ i INDEKS pozwalają wyszukiwać z dowolnego wiersza i kolumny. W przypadku WYSZUKAJ.PIONOWO, możliwe jest wyszukiwanie tylko „w prawo”.
    • POZYCJĘ i INDEKS pozwala wyszukiwać w różnych tabelach/arkuszach. Można sprawdzić pozycję pewnego elementu w jednym arkuszu, a zwrócić wartość INDEKSEM z innego arkusza.
    • POZYCJĘ może znaleźć pozycję w wierszu, a INDEKS może zwrócić wartość z kolumny – i na odwrót.
    • POZYCJĘ i INDEKS działają szybciej niż WYSZUKAJ.PIONOWO.

Wady połączenia PODAJ.POZYCJĘ z INDEKS wobec WYSZUKAJ.PIONOWO:

    • POZYCJĘ i INDEKS są początkowo trudniejsze w zapisie, ponieważ są to dwie osobne funkcje, które się zagnieżdżają.

 

Rysunek 3. Przykład wyszukiwania za pomocą PODAJ.POZYCJĘ i INDEKS.

Tworzenie inteligentnych raportów

Funkcję PODAJ.POZYCJĘ można wykorzystać wraz z funkcją INDEKS do tworzenia wygodnych raportów. Można w jednym arkuszu prezentować wybrane dane z innych arkuszy, w odpowiednich zestawieniach, w wygodnej ilości, za wybrany okres. Wszystko jest oparte na zwykłych funkcjonalnościach tych dwóch funkcji, a to jak będzie działał raport zależy już od wyobraźni i decyzji jego twórcy.

Poniżej możesz pobrać plik z takim przykładowym raportem, w którym możesz wybrać, z jakiego miesiąca porównujesz dane (dane zabudżetowane z danymi rzeczywistymi).

 

Rysunek 4. Raport, który pobiera dane z innych arkuszy i porównuje je ze sobą.

Szukanie pozycji ostatniej wartości

Czasami pojawia się potrzeba znalezienia ostatniej wartości w tabeli – bo np. jest to najnowszy klient, ostatni przelew, najnowsza wiadomość. Czemu by nie odszukać tej wartości ręcznie, zwyczajnie przewijając się do niej? Bo potrzebujemy jej w naszych obliczeniach. Jeśliby to robić ręcznie, to za każdym razem gdy pojawia się nowa wartość na końcu tabeli, to trzeba ręcznie formule tę wartość podawać. Wówczas mija się z celem tworzenie formuł, bo i tak sami wszystko ręcznie robimy.

 

Rysunek 5. Znalezienie pozycji ostatniej faktury oraz samego numeru tej faktury.

Aby znaleźć ostatnią wartość z tabeli, zazwyczaj używa się w trzecim argumencie liczby jeden. Dajemy w ten sposób znać Excelowi, że dane są uporządkowane rosnąco – choć w rzeczywistości wcale nie muszą być. Jaki jest tego efekt? Jeśli będziemy szukać wartości bardzo dużej, której mamy pewność, że nie znajdziemy w naszych komórkach, to Excel znajdzie liczbę jej najbliższą. Excel nie analizuje zawartości komórek, tylko zakłada, że są uporządkowane rosnąco, więc ostatnia komórka, w której znajdzie jakąkolwiek wartość, zostanie potraktowana jako największa wartość. Ona też będzie wynikiem tej funkcji – a dokładnie rzecz biorąc, pozycja tej komórki będzie wynikiem.

Pobierz powyższy przykład i dopisz nowe numery faktur na dole listy, żeby zobaczyć, że funkcja automatycznie je rozpozna i zaktualizuje swój wynik.

Powiązane wpisy poradnikowe