Dlaczego robisz to źle? 5 najczęstszych błędów popełnianych podczas pracy

Praca z programem Excel przysparza nerwów. Nic nie działa tak, jak się tego spodziewasz, a wprowadzane formuły nie dają prawidłowych wyników. Brzmi znajomo? Okazuje się, że poznanie „sposobu myślenia” Excela pozwala zrozumieć jego schemat działania, a także wyzbyć się najczęściej popełnianych błędów podczas pracy z arkuszami kalkulacyjnymi. Poznaj 5 największych bolączek użytkowników tego programu i dowiedz się, co robisz źle.



Przeciąganie formuł nie daje spodziewanych wyników

Jest to częsty problem w przypadku, gdy w formule znajduje się odniesienie do komórki lub obszaru poza tabelą. Wyobraź sobie sytuację, że przeliczasz wartości dolara na złotówki, a w komórce poza tabelą z formułami znajduje się cena kursu jednego dolara. Przeciągnięcie takiej formuły (mnoży ona wartość dolara przez kurs dolara) spowoduje wyświetlanie błędnego wyniku: 0. Dlaczego? Otóż w efekcie przeciągnięcia przesuwa się adres: zarówno komórek z wartościami dolara, jak i z kursem dolara, a komórki pod kursem dolara są puste (czyli równe 0). Natomiast kurs dolara znajduje się w jednej komórce i jego adres nie może się przesuwać wraz z przeciąganiem formuły. Aby zablokować przesuwanie odniesień do komórek, użyj w ich adresach znaku $.

Zły efekt kopiowania zawartości komórek

Załóżmy, że pracujesz z tabelą o ściśle określonym wyglądzie, w której znajdują się również formuły. Chcesz ją w szybki sposób skopiować, np. do innego arkusza, wykorzystując skróty klawiszowe: Ctrl + c oraz Ctrl + v. Hola, hola, nie tak prędko! Nieczytelność, nieodpowiednie formuły, inna czcionka… Po wykonaniu takiej operacji szybko zorientujesz się, że skopiowana tabela nie do końca przypomina tabelę źródłową. W takim przypadku z pomocą przychodzą opcje Wklejania specjalnie. Dzięki nim możesz zdecydować między innymi, czy przy wklejaniu potrzebujesz zachować jedynie wartości, wygląd tabeli, szerokość kolumn, a może formuły – wybór należy do Ciebie!

Powolne działanie dużych skoroszytów

Często w przypadku rozbudowanych zakresów danych pojawia się problem powolnego ich ładowania. W dużej mierze jest to „zasługą” tego, że po każdej zmianie danych Excel domyślnie przelicza wszystkie funkcje i formuły w obrębie arkusza. Funkcjonalność ta bardzo spowalnia pracę, szczególnie gdy w skoroszycie znajduje się dużo formuł lub odniesień do zewnętrznych źródeł danych. Aby wyłączyć automatyczne przeliczanie arkusza, przejdź do zakładki Formuły i w Opcjach obliczania wybierz Ręczne. Pamiętaj jednak, że taka zmiana ustawień niesie ze sobą pewne ryzyko, ponieważ żadne formuły nie będą się aktualizować, dlatego zastanów się, czy takie rozwiązanie jest odpowiednie dla Twojego zestawu danych.

Liczby dziesiętne – kropka czy przecinek?

Istnieją dwa najpopularniejsze sposoby oddzielania w zapisie liczb części całkowitej od ułamkowej: kropka (np. 3.14) oraz przecinek (np. 3,14). Standardowo w Excelu liczby dziesiętne zapisywane są ze znakiem przecinka. Program ten domyślnie w polskiej wersji nie rozpoznaje w zapisie kropki jako separatora dziesiętnego, co może przysparzać wielu trudności, np. błędy w formułach lub wykresach. Pamiętaj więc o odpowiednim, rozpoznawalnym przez Excela zapisie liczb dziesiętnych. Jeżeli natomiast w Twoim zbiorze danych znajduje się dużo liczb z zastosowaną kropką jako separator dziesiętny, pomyśl o zmianie domyślnych ustawień separatorów w opcjach programu Excel lub użyj narzędzia Zamień, by „podmienić” kropki na przecinki.

Nieczytelny zakres danych

Dostajesz rozbudowany skoroszyt, na podstawie którego musisz stworzyć raport podsumowujący. Tabele sporych rozmiarów i duże nagromadzenie liczb nie ułatwiają analizy danych. Na szczęście w programie Excel istnieje pomocna w tym przypadku funkcjonalność, jaką jest formatowanie warunkowe. Dzięki jej użyciu w prosty sposób zwiększysz czytelność arkusza poprzez wyróżnienie komórek kolorami według wybranych kryteriów lub wstawienie obrazujących zawartość komórek ikon albo pasków danych.

 

 

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów