10 rzeczy, których nie wiesz o Excelu

Większość osób pracujących w Excelu wykorzystuje jego możliwości w bardzo niewielkim procencie. Duża część osób nie zna też ciekawych faktów, które dotyczą tego arkusza kalkulacyjnego. Czasami mogą one znacznie ułatwić pracę, a czasami stanowią po prostu ciekawostkę.


SPIS TREŚCI


Excel potrafi mówić

Excel posiada opcję czytania tekstu z wybranego zakresu. Nie jest ona widoczna na pierwszy rzut oka. Kliknij na strzałkę na pasku szybkiego dostępu (ten na samej górze) i wybierz Więcej poleceń, a następnie Polecenia, których nie ma na wstążce. W okienku pojawią się wszystkie dodatkowe funkcjonalności, z których można skorzystać. Jedną z nich jest Czytaj komórki. Zaznacz ją, kliknij Dodaj i zatwierdź wybór za pomocą OK. Na pasku szybkiego dostępu pojawi się nowa ikonka. Zaznacz zakres danych i naciśnij na tą ikonkę. Okazuje się, że Twój arkusz mówi. Zawartość zaznaczonego zakresu jest czytana. Wśród poleceń, których nie ma na wstążce są też dostępne polecenia:

  • Czytaj komórki – zatrzymaj czytanie komórek
  • Czytaj komórki kolumnami
  • Czytaj komórki przy wprowadzaniu
  • Czytaj komórki wierszami.

Podgląd wszystkich formuł naraz

Istnieje możliwość podejrzenia wszystkich formuł w arkuszu w jednym momencie. Nie musisz klikać na każdą komórkę z osobna, żeby zobaczyć jaka funkcja jest tam wprowadzona. Wystarczy, że wybierzesz kombinację klawiszy Ctrl+~ (tylda), a arkusz przejdzie w tryb podglądu formuł. Aby powrócić do normalnego widoku, wybierz te same klawisze ponownie. Taka opcja przydaje się przy szukaniu błędów i przeglądzie składni funkcji.

Aparat fotograficzny

Excel potrafi robić też zdjęcia. Kliknij na strzałkę na pasku szybkiego dostępu i wybierz Więcej poleceń, a następnie Polecenia, których nie ma na wstążce. Poszukaj polecenia Aparat fotograficzny. Zaznacz je, kliknij Dodaj i zatwierdź wybór za pomocą OK. Na pasku szybkiego dostępu pojawi się nowa ikonka. Zaznacz zakres danych i naciśnij ikonę aparatu, a następnie poprzez kliknięcie myszką wybierz miejsce, gdzie znajdzie się zdjęcie. Co ciekawe, każda zmiana jaką naniesiesz na zakresie, którego zdjęcie jest wykonane, będzie widoczna na fotografii.

Błąd daty

W Excelu istnieje poważny błąd dotyczący daty, a mianowicie uznaje on za prawidłową datę dzień, którego nigdy nie było. Rok 1900 nie jest rokiem przestępnym, ponieważ zgodnie z ogólnie przyjętymi warunkami nie jest podzielny przez 4, jest podzielny przez 100 a nie jest przez 400. Twórcy Excela uznali jednak błędnie, że jest on przestępny i jeśli do komórki wprowadzisz datę 1900-02-29 to będzie ona rozpoznana jako data, a nie tekst. Podobnie będzie, jeśli wpiszesz do komórki datę 1900-02-01 i przeciągniesz ją, tak aby uzyskać serię dat. Zobaczysz, że ostatnim dniem lutego 1900 roku dla Excela jest dzień 29 , którego nigdy nie było.

Malarz formatów dla kilku zakresów

Duża część użytkowników oczywiście zna narzędzie malarza formatów. Zaznaczasz komórkę, klikasz przycisk pędzla na karcie Narzędzia główne i klikasz na komórkę, którą chcesz sformatować. Klikając jeden raz na przycisk malarza formatów, możesz przenieść wybrany format tylko raz, ale jeśli klikniesz dwukrotnie na ten przycisk ten sam format możesz przenieść na nieskończoną ilość zakresów. Działanie malarza możesz zakończyć w tym przypadku, wciskając Esc lub ponownie jego przycisk.

Kalkulator

Sam Excel świetnie radzi sobie z obliczeniami, ale gdyby ktoś miał ochotę dla zasady sprawdzić poprawność obliczeń, może skorzystać z kalkulatora Excela. Kliknij na strzałkę na pasku szybkiego dostępu i wybierz Więcej poleceń, a następnie Polecenia, których nie ma na wstążce. Wybierz polecenie Kalkulator. Zaznacz je, kliknij Dodaj i zatwierdź wybór za pomocą OK. Na pasku szybkiego dostępu pojawi się ikona kalkulatora. Kliknij ją, pojawi się kalkulator dostępny też w menu systemu operacyjnego. Ma on kilka widoków (standardowy, naukowy, programisty, statystyka), potrafi konwertować jednostki, wyliczać różnicę dat, obliczać wydajność paliwa, kredyt hipoteczny czy dzierżawę pojazdu.

Tryb dotyku

Twórcy Excela pomyśleli o Twojej wygodzie użytkowania. W oknie Polecenia, których nie ma na wstążce dostępne jest polecenie Tryb dotyku/myszy. Jeżeli dodasz je do paska szybkiego dostępu, będziesz mieć możliwość modyfikacji widoku. Do posługiwania się myszką przeznaczony jest standardowy widok. Kiedy posługujesz się touchpadem, możesz wybrać opcje Dotyk z listy rozwijanej ikony trybu. Polecenia na wstążce będą znajdować się teraz w większej odległości od siebie.

Planowanie z poziomu Excela

Kiedy pracujesz dużo w Excelu i masz wiele zadań do wykonania z pomocą przyjdzie polecenie Utwórz zadanie w programie Microsoft Outlook. Jest ono dostępne w oknie Polecenia, których nie ma na wstążce. Dodaj je do paska szybkiego dostępu i od tej pory, kiedy uznasz, że zadanie jest ważne, możesz wpisać je do poczty Outlook. Klikając na ikonę polecenia, wywołujesz okno tworzenia zadania w poczcie. Możesz ustawić w nim datę rozpoczęcia, termin wykonania, przypomnienie i status bieżący zdania. Jest to przydatne narzędzie dla zapracowanych osób.

Lokalizacja pliku

Dzięki tej opcji widoczna jest bieżąca lokalizacja pliku. To narzędzie także dostępne jest w oknie Polecenia, których nie ma na wstążce. Dodaj je do paska szybkiego dostępu, a pojawi się na nim okno, gdzie zawsze będzie widać, gdzie plik się znajduje. W ten sposób możesz szybko udostępniać ścieżkę pliku innym osobom. W okienku tym można tez wpisać inną dowolną lokalizację i zatwierdzić klawiszem Enter, a otworzy się dany folder lub dany plik. Pasek tego wyszukiwania potrafi otwierać również strony internetowe.

Ukryte funkcje

Excel posiada funkcje, które są ukryte, tzn. że nie można ich znaleźć w oknie wstawiania funkcji. Jedyną opcją, żeby skorzystać z takich ukrytych funkcji jest ręczne ich wpisanie w wybrana komórkę, przy czym koniecznie trzeba znać składnię funkcji, ponieważ Excel jej nie podpowiada, jak w przypadku standardowych funkcji. Najpopularniejszą funkcją ukrytą jest DATA.RÓŻNICA, która oblicza różnicę w dniach, miesiącach, latach między dwiema datami. Jest jeszcze kilkanaście ukrytych funkcji, ale są one bardzo rzadko używane, np. ASC, DOLAR.AMER czy ZAOKR.W.DÓŁ.DOKŁ.

Na zakończenie może jeszcze jedna ciekawostka: nowsze wersje Excela zawierają 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn w arkuszu, co daje 17 179 869 184 komórki. Gdyby ktoś podjął próbę ręcznego uzupełnienia wszystkich komórek w arkuszu, choćby jednym znakiem, zajęłoby mu to około 400 lat.

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów