Sortowanie dat, liczb i tekstów w Excelu

Jeżeli interesuje Cię jak posortować liczby, daty czy teksty w Excelu to odsyłamy do naszego innego artykułu – Jak posortować dane w Excelu, ponieważ wszystkie typy danych sortuje się w ten sam sposób. Jednak często możemy natrafić na kilka pułapek, które pokażemy w poniższym artykule.



Co jeśli w kolumnie są różne typy danych?

Może się zdarzyć, że w kolumnie, według której chcesz sortować, znajdują się i liczby i daty i teksty. Jakie polecenie sortowania wtedy zobaczysz? I czy ma to jakiś wpływ na kolejność sortowania?

Wyświetlane opcje sortowania

Jeśli w kolumnie są różne typy danych, to Excel sprawdza których jest najwięcej (liczb, dat, czy tekstów) i do tego typu danych wyświetla nazwy opcji sortowania:

  • Dla liczb – Sortuj od najmniejszych do największych i Sortuj od największych do najmniejszych.
  • Dla dat – Sortuj od najstarszych do najnowszych i Sortuj od najnowszych do najstarszych.
  • Dla tekstów – Sortuj od A do Z i Sortuj od Z do A – czyli sortuj alfabetycznie w excelu

Jeśli w kolumnie, wszystkie typy danych występują tyle samo razy, to jeśli wśród tych typów są teksty, to sortowanie wyświetla opcje dla tekstów. Jeśli nie ma tekstów, to wyświetla opcje dla liczb.

Pamiętaj, że to, które opcje sortowania zostaną wyświetlone nie ma zupełnie wpływu na kolejność sortowania Twoich danych. Excel chce tylko w ten sposób możliwie dobrze dopasować nazwy opcji do tego, jakie dane znajdują się w kolumnie. To, jaki typ danych jest w kolejności sortowania wcześniej, a jaki później, opisane jest w kolejnych akapitach.

Sposób sortowania liczb z tekstami

Jeśli w kolumnie znajdują się zarówno teksty, jak i liczby, to liczby umieszczane są przed tekstami – dotyczy to sortowania rosnącego. Przy sortowaniu malejącym oczywiście kolejność jest odwrotna.

Sposób sortowania liczb z datami

Na potrzeby sortowania, daty są traktowane jako liczby – każdej data jest zakodowana odpowiednią liczbą. Te właśnie liczby są porównywane i ustalana jest na ich podstawie kolejność.
Sposób sortowania tekstów z datami
Z racji tego, że przy sortowaniu, daty są traktowane jak liczby, to daty z tekstami zachowują się tak, jak liczby z tekstami – daty są przed tekstami – dotyczy to sortowania rosnącego. Przy sortowaniu malejącym kolejność jest odwrotna.

Sortowanie numerów składających się z liter i cyfr

Czasem sortujemy tabele według numerów, kodów, oznaczeń, które składają się zarówno z liter jak i cyfr. Wyobraź sobie, że masz kolumnę z pewnymi identyfikatorami: a1, a2, a3, a20. Z racji tego, że w takich wartościach znajduje się chociaż jedna litera, to Excel w całości interpretuje je jako teksty, czyli uznaje, że a20 powinno być przed a3, no bo „2” jest przed „3”.

Jeśli jednak chcesz dane posortować wbrew tej zasadzie, czyli zgodnie z kolejnością numerów (gdzie a20 będzie po a3), to:

Postaraj się znaleźć inną kolumnę, według której możesz sortować, a która zapewni dokładnie taką samą kolejność, albo postaraj się podzielić dane z tej problemowej kolumny (w tym przykładzie, rozbić osobno literę „a” i osobno liczbę obok niej stojącą). Wówczas możesz spokojnie posortować po samych liczbach, pozostałych z tych identyfikatorów. Możesz do tego użyć np. narzędzia Tekst jako kolumny.

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów