Tworzenie tabeli przestawnej

Tabele przestawne są jednym z najciekawszych i najbardziej użytecznych narzędzi Excela, choć dość rzadko używanym, gdyż wielu osobom tworzenie tabeli przestawnej wydaje się dość trudne. Niesłusznie.

Tworzenie tabeli przestawnych jest szybkie, proste i co dla wielu użytkowników może być niezwykle istotne – nie wymaga znajomości funkcji matematycznych, czy statystycznych. Dzięki tym cechom umiejętność tworzenia tabeli przestawnych można szybko opanować.

Rezultaty, jakie dają tabele przestawne, można by również uzyskać tworząc mniej lub bardziej złożone formuły z wykorzystaniem takich funkcji jak suma.jeżeli, licz.jeżeli, suma.warunków, a także kopiowania, filtrowania i usuwania duplikatów. Przy tworzeniu tabeli przestawnych funkcje te nie będą nam potrzebne.

Do czego służą tabele przestawne?

Tabele przestawne służą do analizy dużych zbiorów danych (mających formę tabeli) i przedstawienie ich w postaci wygodnego i czytelnego raportu. Przy użyciu tabel przestawnych można zawężać zakres danych do analizy z bardzo dużego zbioru danych i sprawdzać relacje między poszczególnymi punktami danych.

Dzięki tabeli przestawnej można także sprawdzić, np. który sprzedawca wygenerował najwięcej przychodów w danym miesiącu lub który produkt jest najmniej dochodowy.

Dane, które wykorzystamy to tworzenia tabeli przestawnej, powinny być umieszczone w wierszach i kolumnach tworząc strukturę prostej bazy danych: wiersze są rekordami, a w kolumnach umieszczone są ich pola.

Poniższa tabela (poniżej widzimy jej fragment) jest przykładem zbioru danych, który z powodzeniem można wykorzystać do utworzenia tabeli przestawnej.

Stosując nazewnictwo z baz danych: rekordami są wiersze arkusza (to od 2 do 16), a polami kolumny od A do H. Nazwami pól są nazwy kolumn tj.: Lp., Imię, Nazwisko itd.

Tabelę z danymi, które wykorzystamy do tworzenia tabeli przestawnej nazywamy tabelą źródłową.

Wstawianie tabeli przestawnej

  • Jeśli do utworzenia tabeli przestawnej chcemy wykorzystać wszystkie dane z z naszego zbioru wystarczy, że zaznaczmy dowolną komórkę tabeli źródłowej. Jeśli interesuje nas tylko ich część – zaznaczamy część tabeli z tymi danymi.
  • Na wstążce Wstawianie klikamy ikonę Tabela przestawna
  • Otwiera się okno:

Obramowanie wokół komórek z danymi wskazuje zakres danych źródłowych, które będą wykorzystywane do tworzenia tabeli przestawnej. W naszym przypadku są to wszystkie wartości.

Wybieramy opcję utworzenia tabeli przestawnej w nowym arkuszu i klikamy OK.

  • Utworzony zostaje nowy arkusz obok istniejącego już z naszymi danym
  • Nowy arkusz przygotowany do utworzenia tabeli przestawnej wygląda tak

Po lewej stronie ekranu w oknie roboczym arkusza będzie tworzona tabela przestawna, po prawej widzimy 5 podstawowych okien:

W górnej części – okno zawierające wszystkie nazwy pół naszej bazy danych (nagłówki kolumn tabeli źródłowej), poniżej – 4 okienka do tworzenia elementów tabeli przestawnej:

  • filtry
  • kolumny
  • wiersze
  • wartości

Aby utworzyć podstawową tabelę przestawną będziemy przesuwać elementy (nazwy pól) z górnego okienka do jednego z czterech poniższych.

Np. jeśli chcemy podsumować wynagrodzenia w poszczególnych działach wystarczy, że z górnego okienka przeciągniemy myszką do okienka Kolumny element Dział, a do okienka Wartości element Wynagrodzenia (lub zaznaczamy pola wyboru przy jego nazwie).

Efektem naszych działań będzie utworzenie takiej tabeli:

Dla zwiększenia czytelności tabeli zmieniamy nazwy nagłówków kolumn:

a następnie format liczb:
w oknie Wartości rozwijamy listę w nazwie pola (Suma wynagrodzeń).

Po rozwinięciu listy opcji elementu Suma wynagrodzeń klikamy Ustawienia pola wartości, a następnie Format liczby.

Z dostępnych formatów wybieramy np. Księgowe.

Nasza tabela wygląda teraz tak:

Teraz przejdziemy do tworzenia bardziej szczegółowego raportu – podamy sumy wynagrodzeń w każdym dziale oddzielnie dla kobiet i mężczyzn. W tym celu z górnego okna przeciągniemy pole Płeć do okienka Kolumny.

Oto efekt takiego działania:

Jeśli potrzebujemy wykonać analizę jeszcze bardziej szczegółową, możemy wykorzystać filtry – np. do analizy wynagrodzeń na poszczególnych stanowiskach.

Do okienka Filtry przeciągamy pole Stanowisko.

Z listy rozwijanej filtrów wybieramy interesujące nas stanowisko, a w tabelce pojawią się dane dotyczące

Ostatecznie nasza tabela będzie wyglądała tak:

Za pomocą Tabeli przestawnej za pomocą kilku ruchów myszą utworzyliśmy użyteczny raport, który od osób nie znających tego narzędzia wymagałby użycia kilku funkcji matematycznych, filtrów i innych narzędzi.

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów