Funkcje w Excelu

SPIS TREŚCI

Dlaczego używamy funkcji w Excelu?

Dlaczego są one tak ważne i tyle osób na ich temat dyskutuje, a rekruterzy, podczas rozmowy o pracę, o nie wypytują?

Cała „magia” Excela polega na tym, że wiele rzeczy „robi się samo” albo „oblicza się samo”. W przeciwnym razie, moglibyśmy pozostać przy używania kartki papieru i kalkulatora. I tym elementem Excela, który „liczy się sam” są właśnie funkcje – one pozwalają na zautomatyzowanie pracy i oszczędność czasu.

Jak obliczane i odświeżane są funkcje w Excelu

Możemy przyjąć, że funkcje są odświeżane (czy też obliczane) non-stop. Gdy cokolwiek zmienisz w arkuszu, to funkcje od razu pokazują Ci nowy, aktualny wynik.

To co zapisałem w zdaniu powyżej jest pewnym uproszczeniem, ale w przypadku używania Excela w podstawowym zakresie, można przyjąć, że jest ono prawdziwe. Jeśli wejdziemy w szczegóły, to okaże się, że można to obliczanie formuł wyłączyć, ale zdecydować o tym, kiedy ma następować, ale nie będę tego opisywał w tym artykule.

Formuła vs funkcja

Poniżej przeczytasz o tym co dokładnie oznacza „Formuła”, a co „Funkcja”, jak ich używać, jak wprowadzać do nich argumenty i jak się z nimi obchodzić. Pojęcia formuła i funkcja oznaczają w Excelu dwie różne rzeczy. Często używa się ich zamiennie, ale jeśli będziesz przeglądać literaturę, czy chociażby informacje na Calculatic.pl, to umiejętność rozróżnienia ich, zapobiegnie niechcianym pomyłkom.

Teoria na temat różnic między funkcją, a formułą

Formułą jest zapis:

• • Wprowadzony do komórki oraz
  • Rozpoczynający się od znaku „=” oraz
  • Widoczny na pasku formuły, po zaznaczeniu wybranej komórki.
  • Który składać się może z:
    • Jednej lub wielu funkcji;
    • Wbudowanych operatorów (matematycznych, logicznych oraz innych)
    • Danych (tekstów, liczb, wartości logicznych, wartości błędów)
    • Adresów komórek.

Funkcją jest zapis:

• • Reprezentujący pewne działania, zaprogramowane przez twórców Excela;
  • Zwracający pewną wartość (niekoniecznie tę widoczną w komórce);
  • Składający się z:
    • Nazwy funkcji;
    • Pary nawiasów;
    • Argumentów zamkniętych w nawiasach.

Funkcja, a formuła w praktyce

Funkcja wykonuje odpowiednie działania, a jej wynik uzależniony jest wyłącznie od argumentów wprowadzonych w ramach nawiasów. Przykładem funkcji jest:

SUMA(A1:A10)

WYSZUKAJ.PIONOWO(A1;B2:C10;2;0)

Formuła jest pojęciem szerszym niż funkcja. Bardzo często formuła składa się z jednej lub wielu funkcji. Formuła, to jest po prostu cała instrukcja obliczeń, która znajduje się w komórce. Poniższa formuła składa się z dwóch funkcji SUMA, dodanych do siebie:

=SUMA(A1:A10)+SUMA(B3:B5)

To też jest formuła:

= WYSZUKAJ.PIONOWO(A1;B2:C10;2;0)+ŚREDNIA(C10:C100)

Formuła może składać się też z jednej funkcji:

=SUMA(A1:A10)

W przykładzie powyżej SUMA(A1:A10) jest funkcją, ale żeby mogła obliczać się w komórce, to trzeba przed nią dodać znak „=”, co czyni całość tego zapisu formułą.

Formuła bez funkcji

Formuła nie zawsze musi zawierać funkcje. Poniższy zapis też jest formułą, bo wykonuje jakieś obliczenia:

=5+10

Nawet jeśli nie ma żadnych obliczeń, ale jest znak „=” na początku, to nazywamy to formułą:

=20

Wstawianie funkcji

Możliwości wstawienia funkcji w Excelu jest kilka. Bardziej zaawansowani użytkownicy, którzy przeszli nasze kursy z Excela znają ich zastosowanie niewątpliwie wprowadzają funkcje do komórek „z głowy”. Ci mniej doświadczeni, zaczynający swoją przygodę z programem używają do przeznaczonych miejsc w menu Excela. Przedstawiamy jak wstawić formuły w Excelu.

Wpisanie funkcji bezpośrednio w komórce

Możesz wpisać funkcje bezpośrednio w komórce, ale pamiętaj, ze funkcja może działać tylko wtedy, gdy jest w formule, czyli gdy na początku znajduje się znak „=”.

• • Zaznacz wybraną komórkę.
  • Wpisz znak „=”.
  • Rozpocznij wpisywanie nazwy funkcji (musisz znać kilka pierwszych znaków nazwy funkcji).
  • Wpisz nazwę funkcji do końca i wstaw po niej nawias „(” lub z wyświetlającej się listy rozwijanej wybierz odpowiednią funkcję (kursorami klawiatury lub klikając myszką), a następnie naciśnij klawisz Tab. Możesz również nazwę funkcji kliknąć dwa razy przyciskiem myszy zamiast używać klawisza Tab.
  • Po wybraniu funkcji pojawi się otwierający nawias, po którym należy wprowadzić argumenty funkcji.

Po wprowadzeniu funkcji w opisany wyżej sposób, wyświetlana jest w arkuszu podpowiedź dotycząca argumentów funkcji.

Okno „Wstawianie funkcji”

Możesz użyć specjalnego okna do wstawiania funkcji, które może oferować pewne podpowiedzi dla początkujących użytkowników Excela.

• • Naciśnij przycisk znajdujący się po lewej stronie paska formuły. Alternatywnie możesz również wybrać w górnym menu, na karcie Formuły przycisk Wstaw funkcję.
  • W otwartym oknie Wstawianie funkcji wyszukaj określoną funkcję w jeden z poniższych sposobów:
    • Wpisz część nazwy funkcji w polu Wyszukaj funkcję. Naciśnij klawisz Przejdź.
    • Wybierz kategorię, do której należy określona funkcja na liście rozwijanej Wybierz kategorię. Z wyświetlonej listy funkcji zaznacz określoną funkcję
  • Kliknij przycisk Ok.

Jeśli nie masz pojęcia jaka funkcja może obliczyć to, czego potrzebujesz, to ta wyszukiwarka często nie okaże się pomocna. Wynika to z tego, że możesz tutaj wyszukiwać funkcji albo po nazwie (i ewentualnie nazwach jej argumentów), albo po kategorii (które nie są bardzo precyzyjne).

W polu Wyszukaj funkcję możesz wpisać nazwę funkcji lub element jej nazwy i nacisnąć przycisk Przejdź. Program wyszuka funkcje, które zawierają wpisany tekst w nazwie lub w krótkim opisie funkcji. Jeśli więc nie masz pojęcia jak nazywać się może funkcja, której potrzebujesz, to wyszukiwanie w tym miejscu może okazać się mało skuteczne.

Po naciśnięciu przycisku Przejdź, na liście poniżej pojawią się funkcję odpowiadające temu, co zostało u góry wpisane. Możesz wtedy zaznaczyć funkcję z tej listy i nacisnąć OK, żeby przejść do okna, które pomoże Ci prawidłowo uzupełnić tę funkcję.

Jeśli nie wiesz jak może nazywać się funkcja, ale podejrzewasz do jej kategorii jest zaklasyfikowana, to na liście Wybierz kategorię wybierz odpowiednią kategorię. W polu poniżej zobaczysz wtedy listę wszystkich funkcji z tej kategorii. Nie możesz jednocześnie używać Wybierz kategorię i Wyszukaj funkcję.

Wstawianie argumentów do funkcji

Gdy już wprowadzisz funkcję, na jeden ze sposobów opisanych wyżej, musisz wprowadzić do niej argumenty.

Wpisanie argumentów w komórce

Jest to naturalny, kolejny krok, gdy nazwę funkcji wpisano wcześniej też bezpośrednio w komórce:

• • Wprowadź funkcję w komórce.
  • Wprowadź kolejne argumenty funkcji, zgodnie z wyświetlaną pod komórką podpowiedzią.
  • Rozdziel kolejne argumenty funkcji średnikiem(„;”)
  • Zakończ wprowadzanie argumentów funkcji wstawiając na końcu nawias zamykający.
  • Naciśnij klawisz Enter.

Pamiętaj, że część argumentów funkcji jest zawsze wymagana, natomiast część jest opcjonalna (od Ciebie zależy, czy chcesz wstawić argument). Sprawdzić to możesz wpisując argumenty w komórce – wówczas w pasku podpowiadającym argumenty, te które są opcjonalne znajdują się w nawiasach kwadratowych („[ ]”).

Okno „Argumenty funkcji”

Jest to naturalny, kolejny krok, gdy nazwę funkcji wybrano wcześniej w oknie Wstawianie funkcji:

• • Otwórz okno Wstawianie funkcji i wybierz określoną funkcję. Alternatywnie wpisz nazwę funkcji w komórce razem z nawiasem otwierającym i naciśnij kombinacje klawiszy Shift + F3.
  • Kolejne pola w oknie Argumenty funkcji służą do wprowadzenia argumentów. Wprowadź argument wpisując jego wartość bezpośrednio lub zaznacz komórki w arkuszu.
  • Naciśnij przycisk Ok. aby potwierdzić wprowadzenie argumentów funkcji.

Poniżej pól do wypełnienia, znajduje się opis funkcji oraz opis argumentu, którego pole jest w danym momencie zaznaczone.

Aby uzyskać szczegółową informację na temat działania funkcji wraz z przykładami jej wykorzystania, naciśnij niebieski napis w lewym, dolnym rogu okna, brzmiący Pomoc dotycząca tej funkcji.

Pamiętaj, że część argumentów funkcji jest zawsze wymagana, natomiast część jest opcjonalna (od Ciebie zależy, czy chcesz wstawić argument). Jeśli wstawiasz argumenty za pomocą okna Argumenty funkcji, wówczas nazwy argumentów wymaganych są pogrubione, a nazwy opcjonalnych są pogrubienia pozbawione.

Operacje matematyczne

Bardzo wiele formuł opiera się na podstawowych operacjach matematycznych, takich jak dodawanie, odejmowanie, mnożenie, dzielenie oraz potęgowanie. Operacje te działają zgodnie z zasadami matematyki, a operatory poszczególnych operacji to:

• • Dodawanie: „+”.
  • Odejmowanie: „-„.
  • Mnożenie: „*”.
  • Dzielenie: „/”.
  • Potęgowanie „^”.

Wykorzystywane są również nawiasy do grupowania operacji i zmiany kolejności wykonywania działań – również zgodnie z zasadami matematycznymi.

Kategorie funkcji w Excelu

Twórcy Excela przypisali każdą z funkcji do pewnej kategorii, tak aby użytkownikom łatwiej było je odszukać. Podział na wspomniane kategorie nie zawsze jest intuicyjny, bo i ciężko jednoznacznie każdą funkcję „wrzucić do jednego worka”, ale warto znać ten podstawowy podział. Wszystkie kategorie możesz znaleźć w menu Excela w zakładce Formuły:

• • Finansowe – przydatne dla osób pracujących w księgowości, analizujących dane z rynków finansowych, analizujące różne projekty z finansowego punktu widzenia.
  • Logiczne – jest tam przede wszystkim funkcja JEŻELI, która pozwala wybrać jedną z dwóch operacji, w zależności od spełnionego warunku. Pozostałe funkcje tej kategorii, to głównie te, które uzupełniają i wspomagają JEŻELI.
  • Tekstowe – funkcje, które działają na tekstach. Łączą tekstu. Wyodrębniają fragmenty tekstów. Zmieniają wielkość znaków w tekstach.
  • Data i godzina – funkcje, które wykonują operacje na datach i czasie. Obliczają odpowiednie daty i czas. Zmieniają format daty i czasu.
  • Wyszukiwania i odwoływania – często w Excelu potrzebujemy pewne dane odnaleźć, dopasować, przypisać. Do tego służą funkcje z tej grupy.
  • Matematyczne i trygonometryczne – są tu takie podstawowe funkcja, jak SUMA, ale także te, które znamy ze szkoły, czyli funkcje trygonometryczne. Znajdziesz tutaj także funkcje zaokrągleń.
  • Statystyczne – oprócz specjalistycznych funkcji statystycznych, są tutaj też te, które szukają największych lub najmniejszych wartości w tabeli.
  • Inżynierskie – do zaawansowanych, inżynierskich obliczeń.
  • Modułowe – do obliczeń na modelach danych
  • Informacyjne – sprawdzające, jakie dane są w komórkach. Czy jest tam liczba, a może tekst, a może komórka jest pusta.
  • Zgodności – funkcje, które mają już swoich „lepszych” następców, ale pozostały dostępne, na wypadek, gdyby ktoś wciąż w swoich plikach używał ich „starszych” wersji.

Najważniejsze funkcje w Excelu

Zawsze jest to subiektywna lista, ale przedstawiam Ci swoją poniżej:

• • WYSZUKAJ.PIONOWO – najbardziej znana funkcja w Excelu. Nie koniecznie najczęściej używana, bo nie jest tak prosta w użyciu, jak chociażby SUMA, ale bardzo często wspominana, omawiana i używana (z wyjątkiem początkujących użytkowników Excela, którzy mogą mieć problem z jej obsługą). Służy do wielu różnych rzeczy, więc trudno jest w jednym zdaniu ją opisać, ale pierwszy człon jej nazwy jest nieprzypadkowy.
  • JEŻELI – Konkuruje z funkcją powyżej o miano najbardziej popularnej. Ona zazwyczaj nadaje arkuszowi pewnej „inteligencji”. Porównuje dwie wartości ze sobą i wyświetla jedną z dwóch wartości. W połączeniu z innymi funkcjami (albo z kolejnymi JEŻELI) może tworzyć bardzo przydatne formuły, choć nierzadko dość skomplikowane.
  • SUMA – bardzo popularny funkcja i jednocześnie jedna z najprostszych w użyciu. Bardzo łatwo zrozumieć co robi, bo po prostu sumuje liczby. Jednocześnie łatwo jest jej użyć, bo wystarczy zaznaczyć grupę komórek i gotowe.
  • FRAGMENT.TEKSTU – jeśli ktoś pracuje na tekstach i musi coś w nich znaleźć/wyodrębnić, to właśnie ona przychodzi z pomocą. Funkcja przeznaczona typowo do pracy na tekstach.
  • DZIŚ – bardzo prosta funkcja. Wyświetli bieżącą datę. Czyli dzisiejszą. Skąd wie jaka jest dzisiaj data? Patrzy na datę w Twoim Windowsie. Istotne jest to, że automatycznie się odświeża. Więc jeśli otworzysz plik kolejnego dnia, to zobaczysz również aktualną datę. Sama w sobie wiele nie daje, ale często używana jest w połączeniu z innymi funkcjami i jest wtedy nieodzowna.
  • LICZ.JEŻELI – w Excelu pracujemy głównie na tabelach, a ta funkcja sprawdza „ile czegoś” jest w tabeli. Informuje Cię o tym. Dzięki czemu ty nie musisz tego ręcznie liczyć.
  • SUMA.JEŻELI – podobnie jak LICZ.JEŻELI i jak SUMA – jest niejako połączeniem tych dwóch funkcji. Sprawdza co jest w tabeli, ale jednocześnie sumuje odpowiednie liczby (a nie wszystkie z góry na dół, jak robi to SUMA).

Tak jak napisałem wyżej, mój wybór jest zupełnie subiektywny, ale jeśli chcesz poznawać funkcje Excela i nie wiesz gdzie zacząć, to proponuje od powyższych.

Zagnieżdżanie funkcji

Można nieraz usłyszeć takie sformułowanie. Niektórzy mają związane z nim nieprzyjemne skojarzenia. Dlaczego? Bo jest to dość skomplikowany temat w Excelu. Oczywiście poziom skomplikowania może być zarówno niski, jak i wysoki, co zależy od tego, jakich funkcji użyjesz i jak wiele razy będziesz je zagnieżdżać.

Zagnieżdżanie, to po prostu wstawianie jednej funkcji do środka innej funkcji. To jak tworzenie maszyny z różnych podzespołów. Przykładowo, samochód składa się z różnych podzespołów (funkcji), które są w nim umieszczone (zagnieżdżone), jak np. silnik. Ale ten silnik, to nie jest jeden kawał metalu, tylko składa się ze swoich podzespołów (funkcji), które są w nim umieszczone (zagnieżdżone), a one z kolejnych, itd, itd.

Jeśli twoje maszyny w Excelu nie muszą wykonywać trudnych operacji, to wcale nie musisz zagnieżdżać funkcji, ale jeśli jednak chcesz, żeby Excel wykonywał za ciebie wiele skomplikowanych obliczeń, dokonywał wyborów, to potrzebna będzie cała maszyna, która będzie musiała składać się ze skomplikowanych podzespołów, czyli zagnieżdżonych w sobie funkcji.

Tworzenie własnych funkcji w Excelu

Czy jest to możliwe? W pewnym sensie tak.

Możesz za pomocą VBA, czyli programowania tworzyć własne funkcje, co oczywiście jest mocno skomplikowane.

Istnieje też drugie rozwiązanie. Możesz stworzyć formuły z funkcji, które już istnieją. Np. użyj kilku funkcji w jednej formule, część z nich może być zagnieżdżona, a na końcu, nadajesz takie formule własną nazwę. Potem, za pomocą tej nazwy wywołujesz te wszystkie obliczenia. Nie jest to do końca nowa funkcja, ale w praktyce tak wygląda.