Jak obliczyć wiek w Excelu

Obliczanie wieku nie jest tak proste jak zwykłe obliczenia matematyczne, bo na wiek składają się lata, miesiące oraz dni. W związku z tym, w pierwszej sekcji tego wpisu znajdziesz informacje, które wprowadzą Cię w temat obliczania dat w Excelu.

SPIS TREŚCI

Co trzeba wiedzieć przed obliczeniem wieku

Aby obliczyć wiek, należy posługiwać się w Excelu datami. Poniżej tłumaczę to, jak one w Excelu działają, jak ustawić ich prawidłowy format i do czego przyda nam się funkcja DZIŚ.

Jak działają daty w Excelu

Daty są przez Excela traktowane w specjalny sposób. Data, to nie jest dla niego ciąg zwykłych cyfr, ale każdą datę „tłumaczy” on sobie na liczbę. Dzięki temu, Excel łatwiej potrafi obliczać różne rzeczy związane z datami, w tym także obliczać wiek. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat dat w Excelu, to zapraszam do osobnego wpisu.

To, co warto teraz zrozumieć, to to, że każdy kolejny dzień, to dla Excela liczba o jeden większa. Przykładowo, dzień 01.01.2021 to liczba 44197, natomiast jeden dzień później, czyli 02.01.2021, to liczba o jeden większa, czyli 44198, itd. Skąd takie liczby? Bo liczba 1 to 01.01.1900, liczba 2 to 02.01.1900. Po prostu twórcy Excela zaczęli daty od 01.01.1900. Ten artykuł to nie miejsca na rozwijanie takich szczegółów – istotne jest to, że ilość dni w Excelu (np. 100 dni) jest równoznaczne z liczbą (100 dni to liczba 100) – jeśli więc, w toku naszych obliczeń, stwierdzimy, że czyjś wiek to liczba X, to jest to X dni.

Rysunek 1. Przykładowe daty, oraz odpowiadające im w Excelu liczby.

Temat rozwinę w kolejnych sekcjach.

Zmiana formatu daty na prawidłowy

Aby móc obliczyć wiek w Excelu, musimy mieć do dyspozycji daty – np. datę urodzenia. I ta data musi być zapisana tak, żeby Excel wiedział, że to data – czyli należy zapisać ją w odpowiednim formacie. Jaki to format? To zależy od kilku rzeczy, m.in. od języka Twojego Excela. W Polsce, najczęściej domyślnym formatem dat jest DD.MM.RRRR – i tak wówczas należy datę zapisać w komórce Excela.

Rysunek 2. Przykład daty zapisanej w dobrym i złym formacie.kalendarzy Windowsa (na pasku zadań, po prawej stronie) – i w taki sam sposób wprowadź datę urodzenia do komórki Excela, aby obliczyć wiek osoby.

Rysunek 3. Zegar i aktualna data na pasku zadań w Windowsie.

Jeśli masz w Excelu wiele dat, ale są zapisane w złym formacie (i Excel z tego powodu nie wie, że to data i nie potrafi obliczyć na jej podstawie wieku osoby), to możesz ten format zmienić. Najlepiej zrobić to za pomocą narzędzia Tekst jako kolumny, które dokładnie opisuję w osobnym artykule.

Rysunek 4. Narzędzie Tekst jako kolumny w górnym menu Excela.

Funkcja DZIŚ w Excelu

Jeśli chcemy w Excelu obliczyć czyjś wiek, to robimy to zazwyczaj na dzień dzisiejszy. Oczywiście, mogę też policzyć „jaki był jej wiek 2 lata temu”, ale myślę, że częściej chodzi o obliczenie aktualnego wieku. Do tego przyda się funkcja DZIŚ.

Jest to funkcja, w której nie podajesz argumentów, tylko zostawiasz puste nawiasy, czyli:

=DZIŚ()

Jest ona na tyle „sprytna”, że sama sobie sprawdza dzisiejszą datę – pobiera ją z Twojego Windowsa. Będziemy jej zaraz używać przy obliczaniu wieku.

Obliczanie w Excelu wieku w dniach

Powinniśmy przygotować sobie datę urodzenia (albo po prostu datę początkową, jeśli liczymy wiek jakiejś rzeczy) i zapisać ją w dowolnej komórce, w odpowiednim formacie. W drugiej komórce, zapisujemy funkcję DZIŚ:

=DZIŚ()

Rysunek 5. Obliczanie dzisiejszej daty za pomocą funkcji DZIŚ.

Idziemy do trzeciej komórki i zapisujemy tam odejmowanie daty początkowej od daty dzisiejszej, czyli taką formułę:

=A2-A1

Rysunek 6. Obliczanie wieku.

Wynikiem będzie liczba. Przypominam Ci, że w przypadku dat, liczba oznacza ilość dni (czyli np. liczba 1000 oznacza 1000 dni). W taki sposób poznaliśmy wiek osoby (bądź rzeczy) w dniach – tyle dni minęło od daty urodzenia (daty początkowej).

Rysunek 7. Wynik obliczania wieku w Excelu, podanego w dniach.

W kolejnej sekcji przeczytasz jak obliczać wiek w latach.

Obliczanie w Excelu wieku w latach

Jeśli obliczenie wieku w dniach Ci nie wystarczy, to możesz obliczyć go w latach. Istnieje funkcja specjalnie do tego przygotowana – CZĘŚĆ.ROKU.

Jest ona bardzo prosta w budowie, bo składa się z 2 argumentów. Pierwszy z nich to data początkowa (urodzenia), a drugi to data końcowa (dzisiejsza). Potrzebuje więc ponownie 3 komórek:

1. 1. Z datą początkową (urodzenia)
   2. Datą końcową (dzisiejszą)
   3. W której zapiszemy formułę:

=CZĘŚĆ.ROKU(A1;A2)

Rysunek 8. Funkcja CZĘŚĆ.ROKU w użyciu.

Wynikiem tej funkcji jest ilość lat między dwiema podanymi datami. Jeśli to nie jest okrągła ilość lat (zazwyczaj nie jest), to pokazuje to w formie ułamku, np „2,31”, czyli 2 lata i 31/100 roku. To funkcja pozwala więc precyzyjnie podać ilość lat, zamiast zaokrąglać ją do wartości całkowitej.

Rysunek 9. Rezultat użycia funkcji CZĘŚĆ.ROKU.

Jeśli, jednak chcesz policzyć wiek w latach, ale zaokrąglając to czytaj kolejną sekcję tego wpisu.

Zaokrąglony wiek w latach w Excelu

Istnieje kolejna funkcja, która nam się przyda, mianowicie DATA.RÓŻNICA. Ta funkcja jest w Excelu schowana, czyli nie znajdziesz jej na liście funkcji, ani nie zobaczysz jej w podpowiedzi, podczas wpisywania jej do komórki. Musisz ręcznie zapisać ją w całości:

=DATA.RÓŻNICA(

Rysunek 10. Użycie funkcji DATA.RÓŻNICA.

Gdy zapiszesz w komórce Excela powyższą formułę, to również nie zobaczysz podpowiedzi na temat jej argumentów, czyli tego, co trzeba wstawić między nawiasami. Należy tam zapisać:

• • Argument 1 – data początkowa (urodzenia)
  • Argument 2 – data końcowa (dzisiejsza)
  • Argument 3 – jednostka, w której chcesz liczyć wiek – zapisz „Y” jak „year”

W naszym przykładzie, formuła będzie wyglądać tak:

=DATA.RÓŻNICA(A1;A2;"Y")

Rysunek 11. Wynik funkcji DATA.RÓŻNICA.

Wynik będzie zaokrąglony w dół, czyli pokazuje ile pełnych lat minęło od jednej daty do drugiej. Jeśli więc minęło np. 4 lata i 350 dni, to wynikiem będzie 4.

Możesz w podobny sposób policzyć w Excelu wiek osoby w miesiącach – zamiast litery „Y” wstaw „M” i gotowe.