Co to jest tabela przestawna
W zależności od charakteru wykonywanej pracy tabele przestawne mogą być wykorzystywane w różnych celach. Poniżej wymieniam 8 najpopularniejszych z nich. Wszystkie przykłady oparte są o zwykłą tabelę, jak na obrazku poniżej, z której tworzona jest tabela przestawna.
Rysunek 0. Przykładowa tabela źródłowa. Jest w niej ok. 20 kolumn i kilkaset wierszy. Dotyczy pracowników pewnej firmy.
SPIS TREŚCI
Analiza
Tabele przestawne mogą być wykorzystywane do analizy dużej ilości danych. Duża ilość oznacza, że tabela zapisana w Excelu składa się z wielu kolumn i wierszy. Taka tabela przypomina wyglądem te znajdujące się w bazach danych. Przez analizę, natomiast należy rozumieć proces wyciągania wniosków na podstawie danych znajdujących się w arkuszu. Tabele przestawne ułatwiają to zadanie, dostarczając szereg możliwości związanych z przedstawianiem danych, grupowaniem, a także podsumowaniem.
Na poniższym przykładzie analizujemy wynagrodzenia pracowników. Przyglądamy się temu, ile wynosi średnie wynagrodzenie na poszczególnych stanowiskach. Sprawdzamy również, jaki procent wszystkich wynagrodzeń, stanowią wynagrodzenia dyrektorów, asystentów, itd.
Rysunek 1. Analiza wynagrodzeń pracowników na różnych stanowiskach.
Agregacja
Za pośrednictwem tabeli przestawnych użytkownik ma możliwość połączyć (zagregować) poszczególne grupy danych, zgodnie z własnymi preferencjami. W rezultacie, tabela składająca się z dużej liczby danych może zostać przedstawiona w bardziej przejrzysty sposób, a mianowicie w tabeli, mieszczącej się w całości na ekranie monitora.
W przykładzie zebraliśmy informacje o wszystkich pracownikach w poszczególnych działach. Konkretnie – policzyliśmy ilu ich jest w każdym dziale.
Rysunek 2. Zaprezentowanie danych w tabeli przestawnej w uproszczonej formie.
Podsumowanie
Z wykorzystaniem tabeli przestawnej, użytkownik może w łatwy sposób dokonać podsumowania danych zawartych w bazie danych, w wybrany przez siebie sposób. Możliwe jest obliczanie sumy wartości dla wskazanych grup danych, zliczanie ilości wystąpień pewnych zapisów w bazie danych, obliczanie wskaźników statystycznych, czy szukanie największych i najmniejszych wartości w określonej grupie danych.
W tym przykładzie, celem było podsumowanie wynagrodzeń pracowników według stanowiska i płci.
Rysunek 3. Podsumowanie wynagrodzeń.
Rekonfiguracja
Narzędzie to pozwala na błyskawiczną rekonfiguracje sposobu prezentowania danych tak, aby w przeciągu kilku sekund otrzymać zupełnie nowe zestawienie, zbudowane na bazie takich samych danych, prezentujące inne informacje na ich temat.
Poniżej pokazuję dwie formy tej samej tabeli przestawnej. Można w dwie sekundy zmienić jej ustawienia i np. zamiast pokazywać liczbę pracowników w poszczególnych miastach (tabela po lewej), pokazać liczbę pracowników na różnych stanowiskach (po prawej).
Rysunek 4. Celem stosowania tabeli przestawnej może być szybka rekonfiguracja pokazywanych danych.
Filtrowanie i segregacja
Narzędzia tabeli przestawnej pozwalają w wygodny sposób filtrować oraz segregować dane w tabeli przestawnej tak, aby przedstawiać możliwie najczytelniej oczekiwane przez użytkownika informacje.
W przykładzie poniżej, przefiltrowałem dane tak, aby pokazać liczbę pracowników tylko tych działów, które mnie interesują.
Rysunek 5. Filtrowanie tabeli przestawnej.
Porównywanie danych
Tabele przestawne pozwalają na porównywanie danych ze sobą w łatwy sposób, w ramach ustalonych grup danych. Możliwe jest obliczenie ich stosunku do siebie, różnicy, a także zastosowanie wielu innych sposobów porównania.
W tabelach przestawnych istnieje szereg opcji, pozwalających porównywać ze sobą poszczególne liczby. W tym przypadku, porównuję wynagrodzenia specjalistów z pozostałymi stanowiskami. Wynik jest podany jako procent.
Rysunek 6. Porównywanie danych między sobą w tabeli przestawnej.
Przeglądanie i sprawdzanie poprawności danych
Możliwość agregacji podsumowania danych pozwala w łatwy sposób przeglądać dane, nie zajmujące już tak wielu wierszy jak dane źródłowe. Ponadto odpowiednie zastosowanie narzędzia pomaga w sprawdzeniu czy w danych źródłowych nie pojawiły się błędne zapisy.
Tabela przestawna tak łatwo potrafi zmieniać swoje ustawienia, że można jej użyć np. do sprawdzenia czy w naszych danych nie ma zdublowanych numerów PESEL.
Rysunek 7. Znalezienie zdublowanych wartości.
Tworzenie raportów i wykresów
Tabele przestawne świetnie sprawdzają się jako sposób tworzenie raportów i wykresów prezentujących wyniki. Zagregowana forma pozwala w krótki sposób przedstawić najważniejsze informacje, bez konieczności przenoszenia zapisów tabeli przestawnej do osobnych komórek bądź arkuszy. Tabela przestawna sama w sobie może być raportem. Wykresy przestawne ułatwiają prezentację graficzną danych zawartych w tabelach przestawnych tak, aby prezentowanie danych na wykresie było jeszcze łatwiejsze niż za pomocą wbudowanych, standardowych narzędzi tworzenia wykresów. Zapisz się na szkolenie z Excela, żeby poznać jeszcze więcej ciekawostek odnośnie tabel przestawnych!
Widać na przykładzie tabelę przestawną, a także zbudowany z niej wykres oraz narzędzie fragmentatora, które ułatwia filtrowanie.
Rysunek 8. Tabela, wykres i fragmentator.
Tysiące filmów szkoleniowych z Excela
Sprawdź za darmo calculatic.pl gdzie znajdziesz wiele więcej przykładowych zadań!
