Ikony formatowania warunkowego w Excelu

Formatowanie warunkowe pozwala w Excelu na ciekawe zobrazowanie zawartości komórek – nie jesteśmy ograniczeni do ustawiania koloru tła komórki, czy jej obramowania. Możesz użyć do tego także ikon.

SPIS TREŚCI

Sens stosowania ikon w formatowaniu warunkowym

Ten dodatkowy sposób formatowania warunkowego, czyli ikony w Excelu, może być bardzo przydatny, ale w określonych sytuacjach. Używaj ikon wtedy, gdy:

• • Chcesz formatować komórki z liczbami lub datami oraz
  • Chcesz zobaczyć jaką wartość maja komórki w porównaniu do wartości całej grupy komórek (np. całej kolumny, całej tabeli) oraz
  • Chcesz graficznie zilustrować, w jakiej grupie (pod kątem wielkości) każda z wartości się znajduje.

Rysunek 1. Przykład ikon formatowania warunkowego w komórkach Excela.

Jak wstawić ikony w Excelu

Za pomocą zestawu ikon możesz zobrazować, w których komórkach znajdują się wartości dla Ciebie specyficzne. Jest to sposób oflagowania danych. Warto używać ikon, gdy nie potrzebujesz dokładnie widzieć jak duże są wartości w komórkach, ale jedynie czy mieszczą się w określonych przedziałach/granicach. Aby dodać ikony do komórek, przejdź w menu Excela do zakładki Narzędzia główne, następnie do Formatowania warunkowego oraz do Zestawów ikon.

Rysunek 2. Ikony formatowania warunkowego w menu Excela.

Możesz wybrać jeden z widocznych zestawów, ale nie możesz tworzyć (dodawać) własnych ikon. Zestawy składają się z trzech, czterech albo pięciu ikon.

Jak działają ikony formatowania warunkowego

Przypuśćmy, że wybrałeś/aś zestaw trzech ikon. Powiedzmy, że najmniejsza z liczb w Twoich zaznaczonych komórkach, to 1, a największa to 1.000. Jeśli wybrałeś/aś zestaw trzech ikon, to pierwsza z nich będzie pokazana w komórkach gdzie liczba jest mniejsza niż 33,3%. Ale 33,3% z czego? z przedziału od najmniejszej do największej liczby w Twoich zaznaczonych komórkach (czyli 33,3% z przedziału od 1 do 1.000). Więc ta ikona pojawi się dla liczb od 1 do ok. 333. Kolejna ikona będzie dla liczb od 334 do 666. Ostatnia ikona dla liczb od 667 do 1000.

Rysunek 3. Ikony dla liczb od 1 do 1000. Ikona czerwona, żółta i zielona.

Ważne jest więc, żeby zrozumieć, że nawet gdy wybierzesz domyślny zestaw 3 ikon, to wcale nie będzie tak, że 1/3 wszystkich komórek to jedna ikona, 1/3 to druga ikona i 1/3 to trzecia ikona. Może być np. tak, że masz 200 komórek, gdzie jedna z nich to 0, a pozostałe to wartości od 900 do 1000. Wówczas prawie wszystkie z nich będą miały jedną ikonę i tylko komórka z liczbą 0 będzie miała inną ikonę.

Rysunek 4. Widać, że mimo standardowych ustawień ikon, większość z nich to zielone.

W przypadku wybrania innego zestawu – czyli składającego się z 4 lub 5 ikon, oczywiście ten przedział jest odpowiednio dzielony na 4 lub 5 części.

W jednej z kolejnych sekcji opisuję w jaki sposób zmieniać te przedziały, żeby dostosować je do siebie.

Zmiana stylu ikon w formatowaniu warunkowym

Aby zmienić wygląd ikon, zamiast wybierać konkretny zestaw, kliknij w przycisk Więcej reguł. Możesz także, już po stworzeniu reguły z ikonami, przejść do Zarządzaj regułami, żeby ją odpowiednio zmienić.

Rysunek 5. Więcej reguł oraz Zarządzanie regułami, żeby zmienić wygląd ikon.

W oknie formatowania ikon, możesz wybrać styl ikon, ale możesz także style ikon ze sobą wymieszać. Wystarczy, że przy konkretnej ikonie po lewej stronie okna, rozwiniesz listę i wybierzesz inną ikonę.

Rysunek 6. W tym miejscu możesz zmienić wygląd/zestaw ikon.

Możesz także zmienić kolejność ikon. Tak, żeby to, co wcześniej było przyporządkowane wartościom największym, odpowiadało teraz wartościom najmniejszym.

Przedziały liczbowe dla ikon w Excelu

Często domyślne ustawienia ikon (33%, 33%, 33%) nie są dla Ciebie odpowiednie. Aby je zmienić, otwórz okno edycji ikon, podobnie jak w sekcji powyżej, przy zmianie styli.

Rysunek 7. Miejsce, gdzie zmieniasz liczbowe ustawienia ikon.

Musisz wskazać jakim wartościom przypisana będzie każda z ikon. Służyć do tego będzie określenie przedziału – wybierasz po pierwsze czy ikona będzie dotyczyć wartości większych, czy większych bądź równych jakiemuś określonemu progowi, a następnie wpisujesz właśnie tę wartość progową.

Rysunek 8. Ustawienie wartości progu dla pierwszej ikony.

Warunki do kolejnych ikon stanowią kontynuację poprzednich warunków – jeśli np. wybrano w pierwszym przypadku ikonę dla wartości większych niż 80%, to drugi warunek będzie dotyczył wartości mniejszych, równych 80%, ale większych od – i tu wstawiasz kolejny próg.

Rysunek 9. Próg dla pierwszej ikony, jest jednocześnie jednym z progów dla drugiej ikony.

Musisz wybrać w jaki sposób określasz wartość progu, do której porównywane są wartości z komórek. Poniżej omawiam dostępne typy.

Liczba – typ progu dla ikony

Wybierasz liczbę, dla której komórki będą miały wybraną ikonę. Jeśli w polu wartość umieścisz 100, to po prostu liczby większe niż 100, będą miały tę ikonę.

Procent – typ progu dla ikony

Excel wylicza jaki jest przedział między najmniejszą, a największą wartością spośród zaznaczonych komórek. Wówczas wartością progu jest wskazany procent z tego właśnie przedziału.

Jest to opcja wybrana domyślnie, którą omawiałem już w jednej z poprzednich sekcji tego artykułu.

Percentyl – typ progu dla ikony

Excel wylicza ile jest wartości w zaznaczonym zakresie. Jako wartość progu traktowana jest komórka o numerze, wyliczonym jako procent z ilości wszystkich komórek.

Innymi słowy, jeśli percentyl wynosi 50 (czyli połowa), a komórek mamy 20, to 10 największych z nich będzie miała wybraną ikonę. Jeśli percentyl wyniesie 80, a komórek mamy 20, to 16 z nich będzie miało okreśłoną ikonę (bo percentyl 80 oznacza, że 80% komórek).

Pokazanie samej ikony formatowania warunkowego

Ikony pokazują się wewnątrz komórek, przez co ikona może utrudniać odczytanie wartości w komórce, albo wartość komórki może utrudnić odczytanie ikony. Z tego powodu, możesz zaprezentować samą ikonę. Oczywiście zupełne ukrycie wartości z komórek zazwyczaj nie jest dobrym pomysłem. Dlatego, możesz w kolumnie (wierszu) obok zrobić kopię danych – najlepiej za pomocą prostego odwołania. Wówczas w jednej kopii zostawisz wartości, a w drugiej ikony. Aby zostawić same ikony:

• • Zaznacz komórki.
  • Przejdź do ikon i okna Więcej reguł.
  • Zaznacz opcję Pokaż tylko ikonę. Naciśnij Ok.

Rysunek 10. Opcja formatowania warunkowego, które pokazuje tylko ikonę.

W komórkach oczywiście dalej są wartości, ale nie są już widoczne.