Owiana złą sławą – odczaruj tabelę przestawną!

Tabela przestawna – mimo że oferuje szeroki wachlarz możliwości w zakresie prezentacji danych oraz ułatwia pracę na rozbudowanych zbiorach, często bywa nielubianym i trudnym do zrozumienia narzędziem. Najczęściej niechęć ta wynika z błędnego odczytywania jej opcji i funkcjonalności. Przyjrzyjmy się najczęstszym błędom popełnianym przez użytkowników tabel przestawnych.

Na początku należy pamiętać, że przy korzystaniu z tego narzędzia opieramy się na wskazanym przez użytkownika zakresie danych źródłowych. Modyfikacja utworzonej tabeli przestawnej nie przyczynia się do zmiany danych źródłowych.

Zanim jednak wstawimy do skoroszytu tabelę przestawną, warto zadbać o odpowiedni format tabeli źródłowej. Najczęściej popełniane w tym zakresie błędy to nieodpowiednie rozmieszczenie danych, puste wiersze lub kolumny czy obecność scalonych komórek. Dane źródłowe powinny posiadać formę bazy danych, a co za tym idzie – należy pamiętać o odpowiednim ich rozmieszczeniu w wierszach i kolumnach. Nagłówki kolumn muszą natomiast być umieszczone tylko w jednym wierszu i nie mogą być scalone.

Kolejnym grzechem ciężkim popełnianym szczególnie przez początkujących użytkowników tabel przestawnych jest błędne wykorzystanie pól w odpowiednich obszarach tabeli. W tym miejscu warto dokładniej wyjaśnić ich zastosowanie:

Filtr raportu

Obszar ten służy do wprowadzania pól, które będą stanowiły podstawę filtrowania danych. W ramach tych pól ustalone może zostać kryterium filtrowania danych tabeli przestawnej. W przypadku filtrowania danych dotyczących zatrudnienia możliwe jest np. wyświetlanie danych tylko na temat kobiet lub tylko dla działu IT.

Etykiety kolumn

Obszar ten odpowiada za wartości wyświetlane w nagłówkach kolumn. Jeśli wprowadzone zostanie tam pole oznaczające płeć, to w jednej kolumnie tabeli przestawnej pojawi się nagłówek ”Kobieta”, w kolejnej natomiast nagłówek „Mężczyzna”.

Etykiety wierszy

Obszar ten odpowiada za wartości wyświetlane w nagłówkach wierszy i działa analogicznie do Etykiet kolumn. W przypadku wprowadzenia tam pola oznaczającego walutę, w jednej kolumnie pojawi się nagłówek „PLN”, a w drugiej – nagłówek „USD”.

Wartości

Do tego obszaru użytkownik przenosi pola, których wartości mają być wyświetlane wewnątrz tabeli przestawnej, czyli na przecięciu się kolumn i wierszy. Są to najczęściej wartości liczbowe, które stanowią bezpośrednią informację (np. wartość faktury, koszt, ilość produktów, staż pracowników).

Pamiętaj, że jeżeli do listy pól dodano np. cały rozbudowany zakres danych, a potrzebujesz stworzyć zestawienie tylko na podstawie jego wycinka, to nie ma konieczności umieszczania wszystkich pól w obszarach tabeli przestawnej. Wystarczy wybrać tylko te, które zechcesz uwzględnić w swoim zestawieniu. Wybrane pole można wielokrotnie umieszczać w obszarze Wartości. Jednocześnie może zostać umieszczone ono także w obszarze Etykiety kolumn, Etykiety wierszy lub Filtr raportu. Tego samego pola nie da się jednak umieścić jednocześnie w więcej niż jednym z obszarów: Filtr raportu, Etykiety kolumn, Etykiety wierszy.

Nie zapominaj, że dzięki rozbudowanym funkcjonalnościom tabeli przestawnej możliwe jest też sortowanie i filtrowanie jej pól (dla Etykiet wierszy i kolumn), a także modyfikacja mechanizmów obliczeniowych (dla pola Wartości). Oczywiście obszar Filtr raportu także umożliwia filtrowanie danych.

Tabele przestawne programu Excel znacznie ułatwiają i przyspieszają analizę dużych zbiorów danych. Odpowiednie zastosowanie powyższych funkcjonalności może znacznie usprawnić pracę z tym wielofunkcyjnym narzędziem, a w efekcie – przyczynić się do tworzenia lepszych podsumowań czy raportów, które wspomagają podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.

200 godzin szkoleń online z Excela

Wypróbuj platformę szkoleniową calculatic.pl i obejrzyj ponad 1300 filmów